Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna, której polskie firmy muszą wdrożyć od 1 lutego 2026 roku. Przedsiębiorcy mają ograniczony czas na dostosowanie swoich systemów, dlatego warto już teraz rozpocząć przygotowania. W tym artykule znajdziesz szczegółowy przewodnik dotyczący uzyskania dostępu do KSeF oraz korzystania z platformy.
Jak przygotować firmę do KSeF?
KSeF jest systemem informatycznym wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów, służącym do wystawiania, przechowywania, odbioru i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu przedsiębiorcy mają stały dostęp do dokumentów w wersji cyfrowej.
Aktualne przepisy dotyczące KSeF
Korzystanie z KSeF regulują:
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598)
- Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 27 grudnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 2481 ze zm.)
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
1. Sprawdź terminy wprowadzenia KSeF
Od 1 stycznia 2022 r. firmy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie, ale od 2026 roku jest to obowiązkowe:
- Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podmiotów (obroty powyżej 200 mln zł)
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich podmiotów
2. Zidentyfikuj faktury podlegające wystawianiu w KSeF
- E-fakturowanie w KSeF dotyczy faktur B2B, wyłączając faktury konsumenckie (B2C) oraz niektóre inne dokumenty, np. faktury wystawiane przez firmy zagraniczne bez stałego miejsca działalności w Polsce.
3. Wybierz metodę korzystania z KSeF
Podatnicy mają kilka opcji:
- Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF dostępna na podatki.gov.pl/ksef
- Aplikacja e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym
- Komercyjne programy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF za pomocą API
4. Uwierzytelnij się w KSeF
Aby uzyskać dostęp do KSeF, można użyć:
Jeśli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej, musi złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego.
5. Nadanie uprawnień w KSeF
- Po uwierzytelnieniu należy nadać uprawnienia osobom lub podmiotom odpowiedzialnym za wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur.
6. Wykorzystanie Tokena KSeF
- Token KSeF to 40-cyfrowy kod umożliwiający dostęp do systemu. Można go zintegrować z systemami ERP lub oprogramowaniem księgowym.
Korzyści z KSeF dla podatników
Korzystanie z KSeF przynosi wiele korzyści:
- Eliminacja konieczności archiwizowania faktur papierowych
- Bezpieczne i szybkie e-fakturowanie
- Szybszy zwrot VAT
- Stały dostęp do faktur
- Ujednolicony format faktur
Podsumowanie
Uzyskanie dostępu do KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania technologicznego i organizacyjnego. Kluczowe jest uwierzytelnienie się w systemie oraz nadanie odpowiednich uprawnień. Korzystanie z certyfikowanych usług zaufania, takich jak kwalifikowany podpis i pieczęć elektroniczna, znacznie ułatwia pracę z KSeF.
Zobacz także:
Faktura ustrukturyzowana KSeF. Czym jest i od kiedy obowiązuje?
Zmiany w projekcie ustawy KSeF, kluczowe aktualizacje i nowe propozycje
