Weryfikacja kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Weryfikacja kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest kluczowa dla potwierdzenia wiarygodności dokumentów. Ta usługa odgrywa istotną rolę w przypadku potrzeby potwierdzenia ważności podpisów kwalifikowanych. Dowiedz się, jak przeprowadzić walidację e-dokumentów, aby uniknąć potencjalnych problemów w prowadzeniu działalności biznesowej.
Definicja weryfikacji podpisu elektronicznego
Proces weryfikacji lub walidacji dokumentów elektronicznych polega na sprawdzeniu poprawności elektronicznych podpisów i pieczęci na dokumencie. Usługa ta umożliwia proste potwierdzenie, czy dokument jest opatrzony ważnym podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną. Weryfikacja podpisu jest niezbędna wszędzie tam, gdzie istnieje ryzyko manipulacji danymi zawartymi w elektronicznym dokumencie. Obejmuje to praktycznie każdy aspekt działalności biznesowej, gdzie mamy do czynienia z ważnymi umowami, fakturami, pismami czy ofertami.
Usługę walidacji elektronicznej precyzyjnie opisuje europejskie rozporządzenie eIDAS z 2014 roku. Ten akt prawny dokładnie definiuje tę usługę jako proces potwierdzenia autentyczności podpisu lub pieczęci kwalifikowanej.
Proces weryfikacji e-podpisów
Weryfikacja poprawności elektronicznego podpisu polega na sprawdzeniu pliku pod kątem właściwego złożenia podpisu kwalifikowanego. Można to przeprowadzić samodzielnie lub skorzystać z usług dostawców zaufania w szczególnych przypadkach.
Każdy przedsiębiorca może samodzielnie sprawdzić podpis e-dokumentu złożony przez kontrahenta np. za pomocą aplikacji ProCertum SmartSign od dostawcy usług zaufania Certum, dostępnej dla systemów Windows oraz macOS. Aplikacja po wczytaniu pliku podaje informacje o danych osoby składającej podpis elektroniczny.
Dane te można także w prosty sposób zweryfikować za pomocą oprogramowania Adobe Acrobat Reader, które informuje, czy dokument został prawidłowo podpisany. Osoby, które nie dysponują podpisem kwalifikowanym Certum, mogą skorzystać z tej aplikacji, aby sprawdzić wiarygodność swoich partnerów biznesowych.
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku dokumentów kluczowych, od których zależy los działalności. Jeśli przedsiębiorca musi udowodnić ważność podpisu kwalifikowanego np. w sądzie, warto skorzystać z usługi specjalistycznej weryfikacji dokumentów elektronicznych.
Kiedy warto weryfikować dokumenty elektroniczne?
Odpowiedź jest jednoznaczna: zawsze. Weryfikacja e-dokumentów jest kluczowa w codziennej pracy, aby upewnić się, że kontrahent postępuje uczciwie. W przypadku dokumentów o niższym znaczeniu, takich jak umowy czy faktury o charakterze nieformalnym, wystarczy weryfikacja dokumentu w programie PDF. Jednakże w sytuacjach, gdy dokumenty są kluczowe dla prowadzenia biznesu, ważna jest specjalistyczna weryfikacja
.
Elementy sprawdzane podczas weryfikacji podpisu elektronicznego
Podczas procesu weryfikacji dokumentów elektronicznych dostawca usług zaufania sprawdza kilka kluczowych elementów:
- Integralność dokumentu: Czy dokument nie był modyfikowany po podpisaniu?
- Tożsamość osoby podpisującej
- Poprawność złożonego podpisu: Czy podpis został złożony zgodnie z obowiązującymi zasadami?
- Źródło czasu złożenia podpisu: Czy czas złożenia podpisu pochodzi od osoby podpisującej, a nie został zmieniony?
- Ważność certyfikatu: Czy certyfikat podpisu był ważny w chwili złożenia podpisu?
Znaczenie negatywnej weryfikacji podpisu elektronicznego
Negatywna weryfikacja podpisu elektronicznego oznacza, że dokument nie niesie ze sobą żadnych skutków prawnych. Innymi słowy, jest on nieważny. Może to wynikać z różnych przyczyn, takich jak zmiany danych po podpisaniu dokumentu, nieważność certyfikatu podpisu lub błędy w procesie złożenia podpisu.
Jeśli potrzebujesz upewnić się, czy twój dokument elektroniczny został prawidłowo podpisany, skorzystaj z profesjonalnej weryfikacji dokumentów od Podpisuj Zdalnie.
Potrzebujesz zweryfikować podpis elektroniczny? Skontaktuj się z nami!
