Rewolucja w Rozliczeniach Biznesowych: Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Współczesne technologie zmieniają sposób, w jaki firmy prowadzą swoje operacje, w tym również sposób, w jaki generują i obsługują faktury. W Polsce, od stycznia 2022 roku, przedsiębiorstwa mogą korzystać z tzw. faktur ustrukturyzowanych, wystawianych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które otrzymują indywidualne numery identyfikacyjne.
Rola KSeF i Aplikacji Podatnika
KSeF stanowi innowacyjny system teleinformatyczny, umożliwiający przedsiębiorcom elektroniczne wystawianie, udostępnianie, otrzymywanie i przeglądanie cyfrowych faktur ustrukturyzowanych. Kluczowym narzędziem ułatwiającym obsługę tego systemu jest Aplikacja Podatnika, specjalny portal pozwalający na zarządzanie fakturami oraz kontrolę uprawnień użytkowników. Aby swobodnie korzystać z tej aplikacji, konieczne jest wyposażenie się w usługi zaufania, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna, które oferowane są przez certyfikowanych dostawców usług zaufania, np. Certum.
Korzyści i Proces Wdrożenia KSeF
Wprowadzenie KSeF wprowadza szereg korzyści dla przedsiębiorstw, jednakże przejście na ten system wymaga kilku kroków:
-
Uwierzytelnienie w Aplikacji Podatnika KSeF: Proces rozpoczyna się od stworzenia profilu firmowego w Aplikacji Podatnika, poprzez podanie NIP-u firmy i przeprowadzenie procesu identyfikacji użytkownika za pomocą e-podpisu lub e-pieczęci kwalifikowanej.
-
Integracja Programu Fakturowo-Księgowego z KSeF: Mimo że wiele firm korzysta z komercyjnych narzędzi finansowo-księgowych, od lipca 2024 roku wszystkie te narzędzia będą musiały być w pełni zintegrowane z KSeF. Zaleca się dokonanie tej integracji wcześniej, co pozwoli na sprawne importowanie i eksportowanie danych z systemów ERP.
-
Ustalanie Uprawnień do Korzystania z KSeF: W systemie należy określić osoby i instytucje uprawnione do obsługi faktur. To nie tylko pracownicy, ale także biura rachunkowe odpowiedzialne za finanse.
-
Wybór Metody Identyfikacji (Uwierzytelniania): Korzystanie z usług zaufania, takich jak kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczna, ułatwia proces autoryzacji użytkowników podczas pracy z fakturami ustrukturyzowanymi.
E-podpis czy e-pieczęć kwalifikowana?
Oba narzędzia, e-podpis kwalifikowany i e-pieczęć kwalifikowana, umożliwiają korzystanie z Aplikacji Podatnika KSeF. Różnice między nimi są jednak istotne: kwalifikowany podpis elektroniczny jest wydawany dla osoby fizycznej i zawiera jej dane identyfikacyjne, podczas gdy w pieczęci elektronicznej znajdują się wyłącznie dane firmy. Wykorzystanie pieczęci elektronicznej eliminuje konieczność jej wymiany w przypadku rotacji pracowników, co przekłada się na mniejsze koszty dla firmy.
Wartość KSeF dla Firm
Korzystanie z KSeF wnosi liczne korzyści:
- Redukcja Papierowej Biurokracji: Brak konieczności przechowywania faktur papierowych oraz archiwizowania e-faktur w oddzielnych systemach IT.
- Łatwiejsza Księgowość: Możliwość przyspieszenia procesu rozliczeń z kontrahentami, usprawnienie księgowości oraz przyspieszenie zwrotu podatku VAT.
- Ujednolicone Formaty i Wymiana Danych: Format e-faktur minimalizuje błędy odczytu oraz usprawnia wymianę danych między przedsiębiorcami.
Ministerstwo Finansów zapowiada wdrożenie obowiązkowego systemu e-fakturowania w Polsce, co przewiduje projekt nowelizacji ustawy o VAT.
Krajowy System e-Faktur to kluczowy krok w modernizacji procesów biznesowych, wprowadzając innowacyjne rozwiązania i usprawnienia, które przyczyniają się do efektywniejszego prowadzenia firm.
Zobacz także:
Pieczęć elektroniczna do KSeF. Co musisz wiedzieć?
Zmiany w projekcie ustawy KSeF: Kluczowe Aktualizacje i Nowe Propozycje
