9 problemów z prawidłowym przesłaniem i podpisaniem sprawozdania finansowego
Temat sprawozdań powraca co roku jak bumerang i wywołuje przerażenie w przedsiębiorcach. W 2019 roku po awarii systemu eKRS i ePUAP przedsiębiorcy przestali wierzyć w niezawodność administracji rządowej i podpisują sprawozdania finansowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zdarzają się jednak sytuacje, w której to nie system zawodzi, a człowiek. W artykule przedstawiono 9 problemów z podpisaniem sprawozdań finansowych, wraz z rozwiązaniami.
1. Błąd! Dokument nie posiada wewnętrznego podpisu, a zewnętrzny nie jest dołączony. Inna forma komunikatu: błąd! Załączony dokument nie jest podpisem zewnętrznym.
Sytuacja występuje przy podpisywaniu sprawozdania kwalifikowanym podpisem zewnętrznym, do którego tworzy się dodatkowy plik podpisu. Nieświadomy zarząd przesyła wyłącznie sprawozdanie finansowe bez elementu składowego podpisu. W efekcie system wyrzuca komunikat o braku złożonych podpisów.
Rozwiązanie: Przy podpisywaniu sprawozdania finansowego typem zewnętrznym należy przesłać do eKRS oba pliki - sprawozdania i plik podpisu (podpisów). Opcjonalnie można podpisać sprawozdanie typem wewnętrznym, gdzie nie powstaną dodatkowe elementy składowe.
Podobny błąd: dokument nie jest sprawozdaniem finansowym - umieszczono tylko plik podpisu lub plik, który nie jest w formacie PDF, XML i pokrewnym (np. aplikacje do podpisu - tak to się zdarza).
2. Sprawozdanie finansowe nie zostało podpisane przez wszystkich członków zarządu
Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu i osobę, która je sporządza. Brak podpisu jednego z członków równoważny jest z brakiem zgodności danych przesłanych do eKRS.
Rozwiązanie: Należy zweryfikować czy wszystkie osoby z zarządu podpisały dokumenty np. za pomocą aplikacji do weryfikowania podpisu. Członek zarządu nie ma jeszcze podpisu - mamy takie w ofercie.
3. Sprawozdanie zostało podpisane przez osobę nieupoważnioną
Sprawozdanie finansowe podpisała osoba, która nie figuruje w KRS. Celem rozwiązania problemu należy złość odpowiednie oświadczenie za pomocą s24 lub eKRS celem umocowania osoby w zarządzie. Co istotne pełnomocnik nie może podpisać sprawozdania finansowego w imieniu mocodawcy - może je jedynie przesłać.
4. Nie zachowano właściwej kolejności składania podpisów elektronicznych na sprawozdaniu finansowym
Sytuacja występuje, gdy zarząd wieloosobowy stosuje podpisy zaufane i podpisy kwalifikowane. W pierwszej kolejności należy złożyć podpisy potwierdzone profilem zaufanym. Następnie kwalifikowane podpisy elektroniczne. Złamanie tej zasady spowoduje błąd złożonych kwalifikowanych e-podpisów.
POTRZEBUJESZ POMOCY? ZAMÓW KONSULTACJĘ!
+48 536 456 661 | kontakt@podpisujzdalnie.pl
5. Mieszanie typów podpisów elektronicznych na sprawozdaniu
Oprócz konieczności odpowiedniej kolejności składania podpisów należy pamiętać o podpisywaniu właściwym typem. W przypadku profilu zaufanego mamy do wyboru tylko typ wewnętrzny. Kwalifikowany podpis elektroniczny może być złożonym w typie wewnętrznym i zewnętrznym.
Przykład: 4 osoby podpisują sprawozdanie finansowe, 3 mają kwalifikowany podpis elektroniczny, jedna tylko profil zaufany. Jak należy podpisać dokument?
- Najpierw dokument podpisuje osoba posiadająca Profil Zaufany
- Potem podpisują dokument osoby z kwalifikowanym podpisem elektronicznym typ wewnętrzny.
- Jeżeli pierwsza osoba składająca kwalifikowany podpis elektroniczny użyła przypadkiem typu zewnętrznego to każda kolejna musi użyć tego samego typu.
6. Podpis elektroniczny użyty do sprawozdania nie jest zgodny z eIDAS
Rozporządzenie eIDAS reguluje działanie podpisów tylko od dostawców usług zaufania krajów członkowskich Unii Europejskiej. Jeżeli dostawca naszego podpisu nie działa w ramach umowy z UE to system eKRS zakomunikuje błąd.
7. Użyto zwykłego podpisu elektronicznego do sprawozdania finansowego
W myśl rozporządzenia eIDAS wyróżniamy trzy rodzaje podpisów: niekwalifikowany, zaawansowany i kwalifikowany. Jednym honorowanym certyfikatem do sprawozdania finansowego jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Pozostałe nie niosą skutku prawnego przewidzianego w ustawie i zostaną podważone.
8. Sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez wszystkich członków zarządu, ale żaden z nich nie posiada numeru PESEL
System s24 i eKRS wymaga, aby przynajmniej jeden z podpisujących dokumenty spółki posiadał polski numer PESEL. Jeżeli wszystkie osoby posiadają inne identyfikatory w certyfikacie kwalifikowanym złożenie sprawozdania nie będzie możliwe.
9. Dane w certyfikacie niekwalifikowanym różnią się od danych przesłanych do KRS
Sytuacja typowa dla osób zza granicy, które założyły spółkę na numer paszportu lub numer dowodu osobistego. Następnie uzyskały kwalifikowany podpis elektroniczny z polskim numerem PESEL i nie zgłosiły tego faktu do eKRS. W efekcie system uznaje, że podpis z numerem PESEL został złożony przez inną osobę, która nie jest upoważniona do reprezentowania spółki. Rozwiązaniem jest złożenie odpowiedniej deklaracji do Krajowego Rejestru Sądowego z prośbą o zmianę danych.
Problem z podpisywaniem sprawozdania finansowego - wsparcie techniczne
Podpisuj Zdalnie oferuje kompleksowe wsparcie przy podpisywaniu sprawozdań finansowych. Do najpopularniejszych usług należy:
- wydanie podpisów kwalifikowanych zgodnych z wymogami KRS dla wszystkich członków zarządu
- wydanie podpisów kwalifikowanych dla osób przebywających za granicą bez numeru PESEL (zdalnie)
- pomoc w podpisaniu sprawozdania finansowego
- rozwiązanie problemu z nieprawidłowo przesłanym sprawozdaniem (wsparcie techniczne)
Zobacz także:
POTRZEBUJESZ POMOCY? ZAMÓW KONSULTACJĘ!
