Postaw na wygodę. 5 kluczowych zastosowań podpisu w sprawach biznesowych
Pierwszy z serii artykuł przedstawiający spektrum zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w prowadzeniu przedsiębiorstwa. Przedstawiamy top 5 zastosowań urządzenia w sprzedaży i działaniach operacyjnych biznesu. Rozsądny przedsiębiorca z pewnością wykorzysta te informacje do usprawnienia swojego biznesu.
1. Zawieranie umów cywilnoprawnych
Podstawową sprawą w każdym biznesie jest zawieranie umów handlowych, umów o pracę czy kontraktów. Zdecydowana większość zawiera umowy w formie papierowej, ale żyjemy w świecie, którym liczy się czas i wydajność. Forma elektroniczna jest odpowiedzią na wyzwania naszych czasów. Dokument można podpisać w 5 minut, bez wychodzenia z domu. Dla firm, które zawierają tych umów dziesiątki czy setki miesięcznie oszczędność jest gigantyczna. Oszczędność czasu przekłada się na niższe koszty.
Zawieranie umów w formie elektronicznej jest bezpieczniejsze niż analogowo. Podpis kwalifikowany przy obecnym poziomie zabezpieczeń jest nie do sfałszowania. Dzięki tej formie jednoznacznie wiemy kto złożył podpis, kiedy i że treść dokumentu została niezmieniona.
2. Elektroniczne akta pracownicze i dokumentacji HR
Zatrudniając pracowników musimy psychicznie nastawić się na ogrom biurokracji. Do tego dochodzą kwestie bieżące takie jak druki delegacji, wnioski urlopowe, zmiany danych teleadresowych czy aneksy. W cyfrowym świecie można zrezygnować z uginających się od ciężaru segregatorów i półek stawiając na teczki elektroniczne. Dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem spełniają wymogi rozporządzenie w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Szerzej temat opisaliśmy w artykule: Elektroniczne akta osobowe pracowników.
3. Bezpieczne faktury elektroniczne
Faktura opatrzona kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną to doskonale rozwiązanie dla firm, które pragną uwiarygodnić się przed kontrahentem, zapewnić o integralności danych sprzedawcy i ograniczaniu ryzyka związanego z phishingiem. Podpis kwalifikowany to troska nie tylko o własny biznes, ale i o klientów, którzy powierzając swoje pieniądze liczą na bezpieczny zakup produktu lub usługi.
Uwaga! W przypadku znacznej ilości faktur proces można zautomatyzować. Dowiedz się więcej o pieczęci elektronicznej.
4. Zamówienia publiczne i przetargi
Dobrą praktyką jest składanie dokumentacji przetargowej i zamówień publicznych w formie elektronicznej. W przypadku zamówień powyżej progów unijnych jest to niezbędne. Warto postawić na podpis kwalifikowany, który umożliwia w prosty i zgodny z prawem sposób opatrzeć ofertę. Profil Zaufany momentami potrafi zawieźć, a terminy składania dokumentów są nieubłagalne. Nie warto ryzykować straconym przetargiem, bo zawierzyło się biznes zawodnym systemom administracji rządowej.
5. Udzielanie pełnomocnictw online
Przydatna funkcja podpisu kwalifikowanego w sytuacji, gdy chcemy zlecić załatwienie sprawy urzędowej pracownikowi. Zamiast podpisywać papierowe pełnomocnictwo w obecności notariusza można złożyć podpis kwalifikowany na pełnomocnictwie elektronicznym i polecić pracownikowi złożenie takiego dokumentu online jako załącznik. Zgodnie z nowelizacją KPA taki dokument jest w pełni honorowany przez urzędy.
Prowadzisz firmę? Postaw na epodpis!
Wspieramy rozsądnych przedsiębiorców w rozwijaniu biznesu stawiając na nowoczesne technologie. Wydajemy podpisy kwalifikowane zgodne z rozporządzeniem eIDAS i naszym rodzimym ustawodawstwem. Wierzymy, że cyfryzacja i automatyzacja procesów to klucz do prowadzenia biznesu bez konieczności spędzania kilkunastu godzin dziennie w biurze.
Porozmawiajmy na temat Twojego biznesu i wprowadźmy najnowocześniejsze
rozwiązanie do elektronicznego obiegu dokumentów już teraz!
