Elektroniczne akta osobowe pracowników

Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w wersji elektronicznej. To duże ułatwienie dla firm, które chcą zminimalizować ilość papierowej dokumentacji i wprowadzić elektroniczną teczkę pracowniczą. Do wdrożenia zmian wymagane jest posiadanie kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.

Elektroniczna teczka pracownika

Zmiany w ustawach z 2019 roku dają przedsiębiorcom wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Elektroniczne akta osobowe są równoważne z dokumentacją przechowywaną papierowo.

Elektroniczna teczka osobowa pracownika powinna składać się z 4 części:

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,

Część D – dokumenty związane z karami porządkowymi nakładanymi na pracownika.

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać akta osobowe przez 10 lat (dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.) lub 50 lat (dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.). Elektroniczna teczka pracownika może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca sam decyduje, z której formy będzie korzystał. Po ustaniu stosunku pracy przedsiębiorca zobowiązany jest do wydania zaświadczenia z informacjami jak długo będą przechowywane dokumenty w formie elektronicznej.

Dokumenty kadrowe w formie elektronicznej - przykłady

• Dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji
• Protokoły odbioru sprzętu i innych udostępnionych aktywów
• Delegacje
• Rozliczenia rachunków z pracownikiem (zaliczki)
• Wnioski urlopowe 
• Zaświadczenia chorobowe
• Ankiety pracownicze
• Potwierdzenia doręczenia PIT-11
• Umowy o pracę
• Listy intencyjne
  
  

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej - wymagania

Szczegóły co do sposobu przechowywania dokumentacji opisuje rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (§9 i §10). Wśród wymagań znajduje się:

1. Zachowanie integralności treści dokumentu i metadanych. Integralność polega na zabezpieczeniu pliku przed wprowadzaniem na nim zmian lub wyraźnym zaznaczeniu, że doszło do modyfikacji.
2. Dostęp do dokumentów kadrowych przewidziany jest tylko dla osób upoważnionych.
3. Elektroniczna teczka pracownika przechowywana jest w sposób bezpieczny - chronione przed uszkodzeniem i utratą, z dostępem wyłącznie dla upoważnionych osób.
4. System, w którym mają być przechowywane dokumenty zbiera dane na temat osób, które przeglądały pliki.
5. Dokumenty kadrowe można w łatwy sposób wyszukać na podstawie metadanych.
6. Każdy pracownik posiada własną teczkę z elektronicznymi aktami osobowymi.
   
   

Elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych - rozporządzenie i podstawa prawna

§11 rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej:

„1. W przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.”

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej - 3 sposoby

1. Pracodawca opatruje dokumentację kadrową kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
2. Osoba umocowana (księgowa, kadrowa) składa kwalifikowany podpis na aktach osobowych pracownika;
3. Osoba upoważniona lub pracodawca składa kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
   
   

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do dokumentacji kadrowej

Do prowadzenia elektronicznych akt osobowych pracowników można wykorzystać kwalifikowaną pieczęć przedsiębiorstwa. Zaletą jest możliwość automatyzacji procesu i wykorzystania pieczęci przez kilka osób. Dzięki temu pracodawca nie musi podpisywać wszystkich dokumentów samodzielnie i zlecić pracownikowi kadr i płac. Dodatkowo proces archiwizacji dokumentów może odbywać się bez udziału personelu.

Niezależnie od wybranej opcji dobrą praktyką jest znakowanie czasem. Kwalifikowany znacznik czasu dołączony do pliku zapewnia integralność dokumentu, a także konserwuje podpis lub pieczęć. Konserwacja elektroniczna polega na cyklicznym dodawaniu znaczników czasu celem potwierdzenia istnienia dokumentu w danym momencie i poświadczenia, że certyfikat kwalifikowanego podpisu był ważny na dzień podpisania dokumentu. Brak znacznika czasu i wygaśnięcie podpisu/pieczęci skutkuje niemożliwością stwierdzenia czy dokument ma moc prawną.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Działy HR powinny zainteresować się kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną. Przechowywanie dokumentów kadrowych jest proste w obsłudze i polega na katalogowaniu dokumentacji w folderach, gdzie każdy plik opatrzony jest certyfikatem pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu. Dzięki zastosowaniu elektronicznych akt osobowych dział HR ma ułatwiony dostęp do plików, a dodatkowo są one zabezpieczone przed nieuprawnioną modyfikacją.

Elektroniczny list intencyjny - moc prawna

Dobrą praktyką w działach HR jest wręczanie przed podpisaniem umowy listu intencyjnego wyrażającego chęć zatrudnienia nowej osoby. Zazwyczaj pracodawca nie widzi się z nowym pracownikiem, a ten z kolei ma oczekiwania do potwierdzenia chęci zatrudnienia nie tylko telefonicznie, ale również w formie pisemnej. Pracodawca lub rekruter może dostarczyć takie potwierdzenia w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie niesie to co prawda skutku równoważnego zatrudnieniu, ale świadczy o profesjonalizmie firmy.

Elektroniczna umowa o pracę

Dużą zmianą w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych i umów o pracę było wprowadzenie art. 300 Kodeksu Pracy, który stanowi, że w kwestiach nieuregulowanych w kodeksie należy zastosować przepisy przewidziane w prawie cywilnym. A tutaj mamy prostą furtkę do wyrażania oświadczenia czynności prawnej za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jak podpisać umową o prace elektronicznie?

Kodeks pracy i cywilny przewiduje trzy formy zawarcia umowy w formie elektronicznej.

Opcja 1. Pracodawca i pracownik podpisują umowę o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Obie strony zawierają umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym ze skutkiem prawnym równoważnym podpisowi odręcznemu.

Opcja 2. Pracownik podpisuje umowę o pracę zwykłym podpisem elektronicznym, ale pracodawca posiada kwalifikowany e-podpis. Pracownik podpisuje dokument w formie cyfrowej zwykłym podpisem elektronicznym. Ze względu, że dokument nie niesie skutku prawnego podpisu odręcznego to pracodawca składa swój kwalifikowany podpis i „przypieczętowuje” zapisy umowy.

Opcja 3. Pracodawca podpisuje umowę o pracę kwalifikowanym podpisem, a pracownik składa podpis odręczny. Pracownik podpisuje dokument w formie papierowej i składa podpis odręczny. Pracodawca robi skan dokumentu, a następnie opatruje umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Umowa o pracę opatrzona kwalifikowanym podpisem - podstawa prawna

Art. 29 § 2 kodeksu pracy stanowi, że umowa zawierana jest na piśmie

„Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.”

Teoretycznie blokuje to zawarcie umowy o pracę elektronicznie, ale naprzeciw wychodzi Art. 300. Kodeksu Pracy

„W sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.”

Kodeks Cywilny art. 78 stanowi, że:

„§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

§2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.”

Wyrażając oświadczenie woli w formie cyfrowej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym można zawrzeć umowę o pracę. W przypadku umów zawartych w systemie mieszanym pomoże Art. 77 k.c.:

Art. 77 (2) „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

Art. 77 (3) „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.”

Uwaga! Podpisuj Zdalnie nie jest kancelaria adwokacką, a jedynie świadczy usługi elektronicznego obiegu dokumentów. Przed podjęciem decyzji zweryfikuj informacje u prawnika wyspecjalizowanego w prawie pracy.

Umowa podpisana elektronicznie - przykłady w dokumentacji kadrowej

• Umowa o pracę
• Umowa zlecenie
• Umowa o dzieło
• Kontrakt B2B
• Wszystkie inne umowy cywilnoprawne
  
  

Podpis kwalifikowany w HR - zalety

• Oszczędność czasu i pieniędzy – ściąganie nowego pracownika celem podpisania umowy jest kosztowne, zwłaszcza, gdy pracownik preferuje tryb Home Office i mieszka daleko od siedziby biura. Koszt paliwa lub pociągu, nocleg to wydatki rzędu kilkuset złotych. Do tego dochodzi ogrom czasu dla pracownika. Forma elektroniczna zawarcia umowy jest tańsza i wygodna dla obu stron.
• Budowanie profesjonalnego wizerunku – list intencyjny podpisany w formie elektronicznej daje nowozatrudnionemu pracownikowi poczucie bezpieczeństwa ciągłości pracy. W świetle prawa list intencyjny nie ma szczególnej mocy prawnej, ale opatrzenie go kwalifikowanym podpisem nadaje rangi dokumentowi.
• Mniej błędów – przepisywanie danych ręcznie, zwłaszcza jeżeli są to numery rachunków bankowych to zawsze duży stres dla pracowników działów kadr. Stosując formę elektroniczną i kopiując informację ograniczamy ryzyko przesłania przelewu do niewłaściwej osoby.
• Wydajniejsza praca – zamiast zajmować się obiegiem dokumentów papierowych można proces digitalizować i prowadzić komunikację w formie mailowej z załącznikami. Zaoszczędzony czas można wykorzystać na inne czynności związane z prowadzeniem działu kadr.
• Kwalifikowany podpis zastąpi profil zaufany w komunikacji z urzędami – pracownik od teraz nie musi używać swojego profilu zaufanego. Sprawy urzędowe, działowe, a nawet prywatne załatwi za pomocą jednego urządzenia wielkości palca. Dotyczy to również deklaracji podatkowych i ZUS.
• Możliwość konfiguracji podpisu elektronicznego do programu ERP – podpis można skonfigurować w systemach HRM używanych przez pracowników działu HR.
• Potwierdzenie autentyczności i wiarygodności - każdy dokument wychodzący z działu HR za pomocą programu będzie opatrzony podpisem, a co za tym idzie odbiorca otrzyma potwierdzenie autentyczności dokumentu i źródło pochodzenia.
  
  

Pit-11 dla pracownika w formie elektronicznej

Prawo dopuszcza przesłanie pracownikom rozliczeń podatkowych w formie elektronicznej, koniecznie opatrzonych:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez księgową, właściciela firmy lub osobę upoważnionej 
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną
  
  

Elektroniczny pit-11 podstawa prawna

Art. 126. § 1 USTAWA z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa

„Sprawy podatkowe załatwiane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.”

Elektroniczny obieg dokumentacji pracowniczej - oferta

Podpisuj Zdalnie specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentu dla działów kadr i prac. Wspieramy we wdrożeniu kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla HR i pieczęci elektronicznych do archiwizacji akt osobowych pracowników. Oferta obejmuje:

• uzyskanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych i konfiguracje w programach kadrowo-płacowych
• uzyskanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
• wsparcie merytoryczne we wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie obejmujące między innymi dział HR
  
  

Brzmi interesująco? Skontaktuj się z nami!

+48 536 456 661 | kontakt@podpisujzdalnie.pl