Jak podpisać zgłoszenie CRBR przy użyciu podpisu kwalifikowanego?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to obowiązkowy system, w którym podmioty gospodarcze muszą zgłaszać informacje o swoich beneficjentach rzeczywistych czyli osobach/podmiotach prawnych faktycznie kontrolujących spółkę. Jednym z wymagań prawnych dotyczących zgłoszenia do CRBR jest jego podpisanie przy użyciu  podpisu kwalifikowanego. W artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak bezproblemowo podpisać zgłoszenie.

Czym jest podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to elektroniczny odpowiednik odręcznego podpisu, który ma pełną moc prawną. Jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i używany do potwierdzania tożsamości osób fizycznych oraz prawnych w elektronicznych dokumentach. Podpis ten spełnia wszystkie wymogi unijnego rozporządzenia eIDAS, co oznacza, że ma on zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. W przypadku zgłoszenia do CRBR podpis kwalifikowany musi być wydany przez polskiego dostawcę!

Uwaga! Podpis na dokumencie musi być złożony przez beneficjenta. Podpisany plik może być wysłany przez profesjonalnego pełnomocnika. Niedopuszczalne jest podpisanie CRBR przez pełnomocnika.

Krok po kroku: Jak podpisać zgłoszenie do CRBR przy pomocy podpisu kwalifikowanego?

Krok 1: Przygotowanie dokumentu zgłoszeniowego

Zanim przystąpimy do procesu podpisywania zgłoszenia do CRBR, należy przygotować odpowiednie dokumenty, zawierające dane beneficjentów rzeczywistych. Najczęściej przygotowuje się je w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. To właściwa opcja ze względu na odgórnie ustaloną strukturę dokumentu.

Krok 2: Weryfikacja danych i wypełnienie formularza

Wejdź na stronę internetową CRBR, która jest dostępna pod adresem CRBR.gov.pl. W systemie tym należy zalogować się, wykorzystując jeden z dostępnych sposobów, takich jak profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Następnie przejdź do sekcji zgłoszenia i wypełnij formularz, uzupełniając wymagane dane spółki oraz beneficjentów rzeczywistych.

W przypadku obcokrajowców nie ma możliwości podpisania dokumentów profilem zaufanym. Jedyna opcja to uzyskanie polskiego podpisu kwalifikowanego. Sprawdź naszą ofertę dla obcokrajowców.

Krok 3: Wybór metody podpisu

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól formularza zostanie wyświetlona opcja podpisania zgłoszenia. W przypadku korzystania z podpisu kwalifikowanego, wybierz opcję "Podpisz podpisem kwalifikowanym".

Krok 4: Podpisanie dokumentu

System CRBR przekieruje użytkownika do okna, w którym należy wybrać jedną z dwóch opcji - podpisanie lokalnie na swoim komputerze lub w aplikacji webowej szafir SDK. Aby podpisać zgłoszenie, potrzebujesz ważnego podpisu kwalifikowanego w wersji "chmurowej" bądź w postaci karty z czytnikiem. Podpis musi być od polskiego dostawcy!

1. Po podłączeniu karty do komputera lub tokenu USB, uruchom oprogramowanie dostarczone przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, np. ProCertum SmartSign od Asseco
2. Wybierz dokument, który chcesz podpisać (będzie to zgłoszenie do CRBR).
3. Wprowadź kod PIN do karty.
4. Program dokona podpisania dokumentu. W wyniku tego procesu na dokumencie zostanie złożony certyfikat kwalifikowany. Plik zmieni też format z dopiskiem .xades. Uwaga! Przed podpisywaniem trzeba dokonać właściwego ustawienia typu i formatu podpisu. Jeżeli masz z tym problem skontaktuj się z nami w celu pomocy.

Krok 5: Złożenie zgłoszenia

Po podpisaniu zgłoszenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokument zostanie automatycznie przesłany do systemu CRBR. Jeżeli została wybrana opcja podpisania lokalnie na komputerze należy przeciągnąć i upuścić plik. Zgłoszenie jest wtedy uznawane za formalnie złożone, a w ciągu minuty zostanie wygenerowane UPO ze statusem 200 i sumą kontrolną pliku. Zalecamy pobranie tych dokumentów i zrobienie zrzutu ekranu potwierdzającego status.

Jakie korzyści daje podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale także wiele innych korzyści:

• Oszczędność czasu i pieniędzy - podpis kwalifikowany zastępuje poświadczenia notarialne, oszczędza czas i pieniądze w porównaniu do tradycyjnej papierowej wysyłki
• Bezpieczeństwo – zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa, gwarantując integralność i autentyczność podpisanych dokumentów. Certum to kluczowy gracz na rynku Europejskim - podpis rozpoznawany i honorowany jest w całej UE.
• Wygoda – pozwala zdalnie prowadzić firmę (w szczególności przydatne dla zarządu zagranicznego)

Problemy i rozwiązania

Podczas podpisywania zgłoszenia do CRBR mogą wystąpić pewne problemy techniczne, np. związane z instalacją oprogramowania do podpisu kwalifikowanego czy z działaniem karty lub tokenu. W takim przypadku warto sprawdzić instrukcje dostarczone przez dostawcę podpisu lub skontaktować się z jego pomocą techniczną.

Podsumowanie

Podpisanie zgłoszenia do CRBR za pomocą podpisu kwalifikowanego jest prostym procesem, pod warunkiem, że posiadasz odpowiednie narzędzia i wypełniasz dokumenty w systemie zgodnym z wytycznymi. Pamiętaj, że terminowe i prawidłowe zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych jest obowiązkiem ustawowym, a brak jego dopełnienia może skutkować nałożeniem kar administracyjnych.

Zobacz także:

Rejestracja spółki w centralnym rejestrze beneficjentów rzeczywistych kwalifikowany podpis do CRBR