Elektroniczny obieg dokumentów: poprawa przepływu dokumentów w firmie
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to narzędzie, które staje się coraz bardziej popularne w różnych rodzajach przedsiębiorstw. Ale czym tak naprawdę jest EOD i czy jego wdrożenie w firmie ma sens?
Czym jest EOD?
EOD to system informatyczny służący do zarządzania zadaniami i dokumentami. Jest to rodzaj oprogramowania, które umożliwia kompleksową obsługę dokumentacji z poziomu urządzeń elektronicznych.
Na czym polega procesowanie dokumentów w EOD?
Dobre rozwiązanie EOD obejmuje różnorodne moduły, takie jak katalog spraw klienta, elektroniczna skrzynka podawcza dla klienta i pracownika, system archiwizacji dokumentów oraz narzędzia techniczne do zarządzania procesami przepływu pracy i dokumentów. Nie można także zapominać o podstawach jakim jest wdrożenie podpisu kwalifikowanego do codziennej pracy.
Co na to prawo?
Polskie przepisy umożliwiają przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej od 1 stycznia 2019 roku. To udogodnienie dla firm, które stawiają na digitalizację, usprawniając obsługę dokumentacji.
Zalety elektronicznego obrotu dokumentów
EOD pozwala na:
- Budowę bezpiecznego archiwum cyfrowego.
- Ujednolicenie procesów archiwizacji dokumentów.
- Szybsze wyszukiwanie i pracę z dokumentacją.
- Bezpieczny dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie.
- Wsparcie pracy w trybie zdalnym/hybrydowym.
- Automatyzację czasochłonnych zadań związanych z dokumentacją.
Kto powinien zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?
Rozwiązanie to jest dedykowane firmom dążącym do stworzenia innowacyjnego i efektywnego środowiska pracy zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie. Szczególnie sprawdzi się w instytucjach, firmach medycznych oraz w obsłudze klientów jednorazowych.
Jak wybrać system do obsługi dokumentacji?
Przed wyborem systemu EOD kluczowe jest:
- Przeanalizowanie potrzeb firmy.
- Przygotowanie projektu funkcjonalnego.
- Wdrożenie projektu z odpowiednim przeszkoleniem pracowników.
- Promocja nowego systemu w obrębie firmy i klientów.
EOD - podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów to krok w kierunku usprawnienia pracy firmy. Dzięki jego wdrożeniu możliwe jest szybsze i bezpieczniejsze zarządzanie dokumentacją, co jest szczególnie istotne w erze digitalizacji. Jeśli potrzebujesz wsparcia w automatyzacji zadań firmowych, skontaktuj się z nami, a pomożemy dobrać odpowiednie narzędzia do Twojej firmy.
Zamów podpis kwalifikowany od Podpisuj Zdalnie
