Cyfrowy urząd. Jak powinna działać nowoczesna placówka administracji publicznej?
Proces transformacji cyfrowej dosięga nieubłaganie wszystkie sektory gospodarki. Zmiany dopadły również placówki administracji publicznej. Od teraz zaświadczenia urzędowe mogą być wydawane na życzenie klienta w formie elektronicznej. To duże ułatwienie dla petentów, którzy mają dosyć stania w kolejkach.
Nowelizacja kodeksu postępowania administracyjnego
Nowelizacja KPA to odpowiedź na potrzeby urzędów i jednostki samorządu terytorialnego. Pandemia wymusiła cyfryzację i automatyzację procesów. Za sprawą zmian w Kodeksie Postępowania Administracyjnego możliwy będzie kontakt z urzędami drogą elektroniczną. Urzędy zobowiązują się do wydawania zaświadczeń w formie elektronicznej. Będą to standardowe pisma administracyjne opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią.
Zaświadczenia urzędowe w formie elektronicznej - podstawa prawna
Wydawanie zaświadczeń w formie elektronicznej reguluje Ustawa z dnia 21 stycznia 2021 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw - zmiana KPA art. 217 § 4
„Zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie. W takim przypadku zaświadczenie jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym osoby upoważnionej do jego wydania albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.”.
Jak urzędy powinny dostarczać pisma? Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Urzędy dostarczają odpowiedzi w formie listów poleconych lub pism urzędowych przesyłanych drogą elektroniczną. Procedura analogowa jest pracochłonna i kosztowna, a sprawy ciągną się miesiącami.
Jak działa elektroniczny system doręczenia rejestrowanego?
- Organ administracji przygotowuje pismo dla petenta i przekazuje je do zewnętrznego dostawcy usług zaufania (kwalifikowany dostawca lub poczta polska)
- Zewnętrzny dostawca opatruje dokument pieczęcią kwalifikowaną i znacznikiem czasu celem potwierdzenia utworzenia dokumentu w danym momencie.
- Dokument opatrzony znacznikiem czasu i pieczęcią elektroniczną zostaje dostarczony do petenta.
- Petent potwierdza odbiór wiadomości co skutkuje informacją w systemie (kolejny dokument ze znacznikiem czasu i pieczęcią organu obsługującego elektroniczną skrzynkę).
Rejestrowane doręczenie elektroniczne - cel wdrożenia
- Bezpieczeństwo – strony zabezpieczone będą certyfikatami uwierzytelniania witryn internetowych, a wiadomości zaszyfrowane.
- Skuteczne doręczenie – wyeliminowany zostaje czynnik ludzki (brak listonosza i awizo). Dostarczenie potwierdzone jest pieczęcią kwalifikowaną i znacznikiem czasu.
- Niezawodność – dostarczenie zależy od systemu informatycznego, który odpowiednio przygotowany daje precyzyjne informacje na temat statusu doręczenia.
- Interoperacyjność – usługa jest zgodna z wymogami eIDAS i działa ze wszystkimi platformami administracji publicznej.
- Przyjazność – brak stania w kolejce po odbiór dokumentów, brak awizo, dostępność 24/7, intuicyjne poruszanie się po systemie.
Jak urzędy powinny przyjmować dokumenty elektroniczne?
Rozporządzenie eIDAS Artykuł 27 Podpisy elektroniczne w usługach publicznych
“1. Jeżeli państwo członkowskie wymaga zaawansowanego podpisu elektronicznego do korzystania z usługi online oferowanej przez podmiot sektora publicznego lub w jego imieniu, to państwo członkowskie uznaje zaawansowane podpisy elektroniczne, zaawansowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie podpisów elektronicznych oraz kwalifikowane podpisy elektroniczne co najmniej w formatach lub wykorzystujące metody określone w aktach wykonawczych, o których mowa w ust. 5.
2. Jeżeli państwo członkowskie wymaga zaawansowanego podpisu elektronicznego opartego na kwalifikowanym certyfikacie do skorzystania z usługi online oferowanej przez podmiot sektora publicznego lub w jego imieniu, to państwo członkowskie uznaje zaawansowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie i kwalifikowane podpisy elektroniczne co najmniej w formatach lub wykorzystujące metody określone w aktach wykonawczych, o których mowa w ust. 5.”
Urzędy powinny honorować zaawansowane i kwalifikowane podpisy elektroniczne złożone na dokumentach przesyłanych przez petentów.
Cyfrowa gmina
Pandemia COVID-19 pokazała, że sprawne wykorzystywanie technologii cyfrowych przez samorządy ma kluczowe znaczenie dla zaspokojenia potrzeb mieszkańców. Wiele urzędów szybko i sprawnie przeniosło swoje działanie do sieci. Przygotowanie gmin do realizacji tego typu działań nie zawsze jest jednak możliwe i nie zawsze odpowiada oczekiwaniom mieszkańców. Program cyfrowa gmina to odpowiedź na problem braków sprzętowych i niewystarczające kompetencje techniczne urzędników.
Cel cyfrowej gminy
- Wsparcie rozwoju cyfrowego instytucji samorządowych oraz zwiększenie cyberbezpieczeństwa.
- Cyfryzacja urzędów JST i jednostek im podległych oraz nadzorowanych poprzez nabycie sprzętu IT i oprogramowania, licencji niezbędnych do realizacji e-usług, pracy i edukacji zdalnej.
- Edukacja cyfrową dla JST w zakresie obsługi nabytego sprzętu oraz oprogramowania i licencji.
- Analiza stanu cyberbezpieczeństwa JST, a także zapewnieniem cyberbezpieczeństwa samorządowych systemów informatycznych
Na co urząd może przeznaczyć środki z projektu cyfrowa gmina? Na usługi zaufania!
- Kwalifikowany podpis dla urzędników - każdy pracownik wydający zaświadczenia elektroniczne lub prowadzący komunikację między urzędami powinien zostać wyposażony w urządzenie umożliwiające poświadczenie pism ze skutkiem prawnym równoważnym podpisowi odręcznemu
- Kwalifikowana pieczęć do wydawania zaświadczeń urzędowych - nowelizacja KPA umożliwiają automatyczne wydawanie dokumentów opatrzonych danymi placówki administracyjnej lub masową archiwizację pism gromadzonych w urzędzie
- Certyfikaty od Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej - urzędy świadczące usługi drogą elektroniczną zobowiązane są do nabycia certyfikatów umożliwiających logowanie i przesyłanie informacji w ramach Krajowego Węzła Tożsamości
Pieczęć elektroniczna dla administracji to najlepsze rozwiązanie dla nowoczesnych urzędów
Kwalifikowana pieczęć dla administracji publicznej wnosi ogromne korzyści. Do najważniejszych z nich możemy zaliczyć:
- Redukcja kosztów obsługi wniosków – instytucja ogranicza koszty związane z drukiem i przesłaniem dokumentu
- Elastyczność - urząd dostosowuje się do zmieniającego oczekiwania i dostarcza usługi, których potrzebuje petent
- Możliwość świadczenia usług 24/7– wniosek o wydanie elektronicznego zaświadczenia można złożyć w każdej chwili, nawet poza godzinami pracy urzędu.
- Automatyzacja – proces wydawania zaświadczeń i opatrywania ich kwalifikowaną pieczęcią może odbywać się samoistnie i bez udziału urzędnika
- Brak danych osobowych zawartych w certyfikacie pieczęci kwalifikowanej – do pieczęci nie są przyporządkowane dane osobowe urzędnika, co zabezpiecza placówkę na wypadek rotacji pracowników
Dlaczego urząd powinien wdrożyć świadczenie usług drogą elektroniczną?
- Przyspieszenie procesu wydawania dokumentów – dzięki pieczęci elektronicznej, elektroniczne zaświadczenia urzędowe, wnioski i dokumenty mogą zostać wydane znacznie szybciej, niż papierowe odpowiedniki
- Brak potrzeby wykonywania kopii dokumentów – dokumenty elektroniczne opatrzone pieczęcią kwalifikowaną można kopiować.
- Dostępność usług urzędowych 24/7 – pieczęć kwalifikowana dla urzędów umożliwia uzyskiwanie odpowiednich e-dokumentów o dowolnej porze, nawet poza godzinami pracy placówki.
- Mobilność – Wygenerowany automatycznie dokument z e-pieczęcią można przesłać do odpowiedniego nadawcy za pomocą poczty elektronicznej w komputerze lub smartfonie. To istotne w przypadku spraw wymagających kontaktu z wieloma podmiotami administracji publicznej.
Oferta usług w ramach projektu Cyfrowa Gmina
Jednym z założeń istnienia Podpisuj Zdalnie jest wspieranie urzędów we wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentu. To kluczowy obszar naszego działania. Uważamy, że dostosowywanie się do zmian w obszarze cyfryzacji rozwiąże problem z kolejkami i długim oczekiwaniem na załatwienie spraw. W ramach oferty proponujemy:
- wydanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla personelu urzędu wraz z kompleksowym przeszkoleniem dostosowanym do specyfikacji placówki
- wydanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zgodnej z nowelizacją KPA do masowego pieczętowania dokumentów i prowadzenia archiwum
- wydanie certyfikatów do krajowego węzła tożsamości
- szkolenia dla urzędników objaśniające jak przyjmować dokumenty podpisane elektronicznie i zweryfikować poprawność złożonych podpisów
Czujesz, że usługi usprawnią działanie urzędu? Skontaktuj się z nami!
