Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSEF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne, państwowe narzędzie do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w formacie XML zgodnym ze strukturą e-Faktury. System został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. i wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji administracji skarbowej. W 2025 doczekał się aktualizacji, a zmiany opisujemy poniżej.

KSeF ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, poprawę transparentności transakcji i przyspieszenie procesów księgowych – w tym zwrotów VAT. Jednak aby skutecznie i wygodnie z niego korzystać, przedsiębiorcy muszą się odpowiednio przygotować, m.in. wybierając metodę uwierzytelnienia. Jedną z najefektywniejszych jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która stanowi bezpieczne i wygodne rozwiązanie dla firm i instytucji.

I to tyle z teorii :)

Czym jest KSeF i kogo dotyczy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur w sposób ustrukturyzowany i całkowicie elektroniczny. Stopniowe wprowadzanie obowiązku korzystania z systemu wygląda następująco:

Wyłączenia dotyczą m.in. faktur B2C oraz VAT-RR, które do 2026 r. będą funkcjonowały poza KSeF.

Po co używać kwalifikowanej pieczęci do KSEF skoro można wygenerować token?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (e-pieczęć) to narzędzie służące do cyfrowego uwierzytelniania dokumentów w imieniu organizacji. W przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego, który identyfikuje osobę fizyczną, pieczęć reprezentuje podmiot (np. spółkę, fundację, urząd).

W KSeF kwalifikowana pieczęć:

zastępuje zawiadomienie ZAW-FA - rejestracja i nadawanie uprawnień w KSeF odbywa się zdalnie, bez udziału urzędów.
pozwala natychmiastowo nadawać i odbierać dostępy – np. biuru rachunkowemu, które przestaje obsługiwać firmę
nie jest przypisana do konkretnej osoby – każda upoważniona osoba w organizacji może nią operować. To bardzo duża korzyść w dynamicznie zmieniających się zarządach spółek.
umożliwia logowanie się do systemu bez konieczności posiadania PESEL - szczególnie przydatne dla obcokrajowców
pozwala zarządzać uprawnieniami w Aplikacji Podatnika
pozwala zautomatyzować wysyłkę i odbieranie faktur z KSeF - zamiast ręcznego wyklikiwania w systemie (rozwiązanie do ERP oparte o API KSeF)

Kto naszym zdaniem powinien zaopatrzyć się w pieczęć kwalifikowaną?

podmioty działające w ramach KSH lub wpisane do KRS (spółki z o.o., S.A., komandytowe, fundacje i stowarzyszenia,
organizacja z zagranicznym zarządem, w którym występuję często rotacja zarządów
podmioty generujące dużą ilość dokumentów sprzedaży, zakupów - koszt pieczęci jest niższy niż zatrudnienie pracownika do odklikiwania i wysyłania faktur do KSeF
jednostki samorządu terytorialnego - oprócz zastosowania w KSeF mogą używać jej do udzielania odpowiedzi na zapytania

KSeF z pieczęcią czy tradycyjna forma ZAW-FA? Co wybrać?

ZAW-FA to tradycyjny formularz, który trzeba złożyć w urzędzie, aby wskazać osobę fizyczną do obsługi KSeF. To rozwiązanie:

wymaga każdorazowego logowania osoby za pomocą podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego (każdy kto podpisywał dokumenty w dwie lub więcej osób w Profilu Zaufanych wie jak fatalnie działa przekazywanie dokumentu między osobami)
komplikuje zarządzanie uprawnieniami - trzeba każdorazowo zgłaszać zmiany w urzędzie
wymusza papierową administrację
bazuje na systemie administracji rządowej, a te mają często awarie

Pieczęć kwalifikowana natomiast:

pozwala ominąć fizyczne wizyty w urzędzie - nadawanie uprawnień odbywa się online
działa 24/7
zapewnia pełną kontrolę i bezpieczeństwo
automatyzuje logowanie i uwierzytelnianie
nie jest przypisana do konkretnej osoby i pozwala na pracę z KSeF wielu osobom jednocześnie

Dlaczego warto zlecić wydanie pieczęci kwalifikowanej właśnie nam?

W odróżnieniu od wielu firm na rynku nie prowadzimy szkoleń z zakresu KSeF. Brzydzimy się ekspertami, którzy teoretyzują na temat wdrożenia zmian w życie, a nie mają na koncie skutecznej implementacji KSeF w organizacji. Czytać ustawę ze slajdów każdy potrafi - powiedzieć, pokazać i wdrożyć nie każdy.

Jeżeli zależy Państwu na skutecznym uporaniu się z wdrożeniem do KSeF to służymy swoim praktycznym doświadczeniem. Na moment opublikowana artykułu sprzedaliśmy i aktywowaliśmy 200 pieczęci kwalifikowanych - specjalnie pod ten system.