e-Urząd

Formy zawierania umów

Czym jest umowa? Jakie są rodzaje umów? Czy mail lub sms to forma pisemna? Jak kodeks cywilny odnosi się do wyrażania woli w formie elektronicznej? Czy podpis kwalifikowany wpisuje się w dostępne regulacje co do zawierania umów drogą elektroniczną? Na te wszystkie pytania odpowiedź znajduje się w artykule.

Umowa – co to?

Umowa to oświadczenie woli dwóch lub więcej stron umowy. Zgodnie z prawem cywilnym to wzajemne porozumienie, które określa prawa i obowiązki wobec stron. Zawarcie umowy nie musi mieć charakteru formalnego i może być wyrażone na wiele sposobów np. poprzez przesłanie smsa do operatora sieci, wyrażenie zawarcia woli poprzez rozmowę telefoniczną z konsultantem czy zaznaczenie checkboxa z akceptacją regulaminu.

Rodzaje umów

Kodeks cywilny określa istnienie następujące rodzaje umów cywilnoprawnych:

  • forma pisemna,
  • forma pisemna z datą pewną,
  • forma pisemna z urzędowo poświadczoną datą,
  • forma pisemna z podpisami poświadczonymi notarialnie,
  • forma dokumentowa,
  • forma aktu notarialnego,
  • forma elektroniczna zawarcia umowy.

Forma pisemna

Najpopularniej forma pisemna zakłada, że każda ze stron umowy złoży własnoręczny podpis na dokumencie. Umowa podpisana wyłącznie przez jedną ze stron nie wchodzi w życie. Co do zasady podpisanie skanu umowy również nie niesie skutków przewidzianych w dokumencie. Forma pisemna może mieć cztery rodzaje:

  • Forma tekstowa – najczęściej występująca i polegająca na wyrażeniu informacji za pomocą pisma, słów i cyfr. Zaliczamy do nich dokumenty tworzone na podstawie wzorów, formularze edytowalne i nieedytowalne dostarczane przez dostawców e-usług. Przykładem mogą być gotowe dokumenty w formacie .pdf lub w formatach .docx do samodzielnej edycji.
  • Forma graficzna odnosi się do wszelkiego rodzaju map, schematów, rysunków, grafik i zdjęć.
  • Forma mieszana łączy formę tekstową i graficzną.
  • Forma dźwiękowa (audialna) – wyrażanie woli za pomocą dźwięku i nagranych ustnych wypowiedzi, które mogą być transkrybowane do formy tekstowej.

Forma pisemna KC (kodeksu cywilnego), art. 78

„§ 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.”

Forma pisemna pod rygorem nieważności

Specyficzna forma pisemna zakładająca, że do konkretnych czynności prawnych wymagana jest wyłącznie forma pisemna. W przeciwnym razie obowiązuje rygor nieważności przewidziany w ustawie. Dokładniej i w skomplikowanej formie opisane jest to w art. 73 kodeksu cywilnego

„§ 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

§ 2. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.”

Forma pisemna z datą pewną

Specyficzna forma pisemna wymagająca niepodważalnego potwierdzenia daty złożenia podpisu na dokumencie. Uzyskać można ją na dwa sposoby. W przypadku spraw urzędowych to pracownik administracji publicznej pełni rolę osoby poświadczającej datę ważności i jest to tzw. forma pisemna z urzędowo poświadczoną datą. Druga opcja to podpisanie dokumentu w obecności notariusza, który poświadcza wiarygodność podpisu i nadaje skutek prawny daty pewnej.

Forma pisemna, a podpis elektroniczny

Artykuł 78 kodeksu cywilnego wskazuje jasno, że do wyrażenia woli w formie elektronicznej należy wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny i będzie to wystarczający wymóg dla formy pisemnej czynności prawnej. Prawo nie działa jednak z wzajemnością w odwrotnej sytuacji. Dokument elektroniczny wydrukowany i opatrzony podpisem własnoręcznym nie spełni wymogu formy elektronicznej, ponieważ nie ma możliwości przeniesienia cyfrowego podpisu w formie kodu przenieść na papier.

Czy mail lub sms to forma pisemna?

Ani mail, ani sms nie spełnia wymogów formy pisemnej. Ze względu na dynamiczny rozwój takiej metody zawierania umów wprowadzone zostały zmiany w kodeksie cywilnym i od 8 września 2016 roku funkcjonuje pojęcie formy dokumentowej. Więcej informacji na ten temat przedstawiono poniżej.

Forma dokumentowa

Forma dokumentowa obowiązuje w sytuacji, w której zostanie złożone oświadczenie woli, ale na nośniku trwałym, który umożliwia zapoznanie się z treścią.

Przykład formy dokumentowej to informacja w postaci

  • skanu dokumentu,
  • wiadomości email,
  • nagrania audio lub wideo,
  • zdjęcia,
  • pliku tekstowy
  • wypełnienia formularza internetowego.

Forma dokumentowa pojawiła się w Kodeksie Cywilnym w roku 2016 jako odpowiedź na postępującą cyfryzację wszystkich sektorów gospodarki. Konieczne było sklasyfikowanie formy zawierania umowy, która nie jest zawierana na papierze.

Forma dokumentowa KC (Kodeksu Cywilnego)

„Art. 77(2)

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Art. 77(3)

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.”

Do zawierania umów w formie elektronicznej nada się kwalifikowany podpis elektroniczny. Niepodważalnie poświadczy kto składał dokument, zachowa integralność pliku, a jednocześnie nie utrudni odczytania zapisanych na nośniku informacji. Kwalifikowany podpis umożliwia podpisanie dowolnego rodzaju pliku za pomocą formatu XAdES lub plików PDF w formacie PAdES.

Forma aktu notarialnego

Forma zawarcia umowy, w której uczestniczy notariusz jako osoba zaufania publicznego. Jego zadaniem jest przygotowanie umowy na bazie oświadczeń każdej ze stron, odczytanie i złożenie podpisu.

Forma aktu notarialnego wskazana jest w sytuacji, gdzie występuje przeniesienie praw majątkowych np. przenoszenie własności nieruchomości, użytkowania wieczystego, zakładania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowych, partnerskich i jawnych. Od niedawna istnieje możliwości założenia spółki zoo przez Internet za pomocą aplikacji S24, ale dotyczy to wyłącznie najprostszych form, niewymagających wprowadzania zmian statutowych.

Forma elektroniczna

Najważniejsza w kontekście usług zaufania forma zawierania umowy, która polega na złożeniu podpisów elektronicznych przez obie strony kontraktu. W myśl rozporządzenia eIDAS i artykułu 25 nie ma wymogu co do mocy podpisu elektronicznego. Możemy użyć niekwalifikowanego, zaawansowanego i kwalifikowanego ponieważ:

„1. Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.”

Daje to możliwość zawierania umów podpisami wydawanymi również przez niekwalifikowanych dostawców, ale punktu drugi i trzeci artykułu 25 mówiącego o skutkach prawnych podpisów elektronicznych stanowi, że:

„2. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

3. Zaawansowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.”

Podsumowanie

Do najważniejszych form zawierania umów możemy zaliczyć formę pisemną, dokumentową, aktu notarialnego i elektroniczną, co reguluje kodeks cywilny. Forma dokumentowa wprowadzona została na potrzeby uregulowania usług świadczonych lub przetwarzanych drogą elektronicznych np. zawieranie umowy na maila lub sms. Zarówno formy dokumentowej i elektronicznej z powodzeniem można wykorzystać kwalifikowany e-podpis, celem zabezpieczenia przed modyfikacją i poświadczeniem osoby wyrażającej wolę. Jedynym przypadkiem, w którym nie można użyć usług zaufania jest forma aktu notarialnego, gdzie notariusz osobiście przygotowuje umowę i składa własnoręczny podpis na papierowych oryginałach.

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Chcesz na bieżąco otrzymywać wiadomości
o pojawiających się publikacjach?

Zapisz się do bazy mailingowej

Dziękujemy!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane