E-Doręczenia w placówkach oświaty
Wprowadzenie systemu e-doręczeń do szkół i placówek oświatowych stanowi istotną zmianę w sposobie ich komunikacji z urzędami i obywatelami. Co oznacza ta zmiana? Jakie korzyści i obowiązki ze sobą niesie? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.
E-doręczenia w szkole – jakich placówek dotyczą?
Nowe przepisy dotyczą placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz ministerstwa. Obejmuje to przedszkola, szkoły oraz inne placówki wymienione w art. 3 ust. 3-10 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe, zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego w formie jednostek budżetowych.
Termin wdrożenia e-doręczeń dla oświaty
Placówki oświatowe prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego powinny stosować e-doręczenia najpóźniej od 1 stycznia 2025 r., choć możliwe jest wcześniejsze wdrożenie. Ten termin dotyczy doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). W przypadku doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej (PUH), najpóźniejszy termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).
Podpisuj Zdalnie nie świadczy bezpłatnych konsultacji w zakresie zakładania skrzynek do doręczeń elektronicznych za pośrednictwem Poczty Polskiej. W przypadku chęci płatnej konsultacji zapraszamy do kontaktu mailowego z opisem problemu. Zwrotnie dokonamy wyceny wsparcia.
Skąd zmiana z 1 października 2024 r. na 1 stycznia 2025 r.?
Zmiana terminu wynika z ograniczonych zasobów i możliwości wdrożenia systemu przez podmioty publiczne. Obecnie mają one więcej czasu na dostosowanie się do nowych przepisów, które zobowiązują do stosowania e-doręczeń. Warto wykorzystać tę szansę i już teraz zlecić nam wdrożenie oraz szkolenie z obsługi skrzynki do e-doręczeń.
Co oznacza wdrożenie doręczenia elektronicznego dla oświaty?
Wprowadzenie e-doręczeń to krok w kierunku efektywności i nowoczesności w komunikacji. Oznacza to, że dokumenty, decyzje czy informacje będą dostarczane szybciej i z pominięciem wielu procedur. Poniżej przedstawiamy zalety i niektóre wątpliwości, jakie pojawiają się wokół wdrożenia tego systemu w szkołach.
Zalety stosowania e-doręczeń w szkole
Implementacja e-doręczeń w szkołach i innych jednostkach edukacyjnych niesie ze sobą szereg korzyści:
Szybszy przepływ informacji:
- Eliminacja konieczności fizycznego odbioru dokumentów skraca czas obiegu informacji w placówce.
- Odbiorcy uzyskują natychmiastowy dostęp do dokumentów, eliminując czas oczekiwania związany z tradycyjnymi metodami doręczania.
Zwiększona dostępność:
- Dokumenty dostępne są online 24/7, co pozwala do nich wracać w dowolnym czasie.
- Dokumentów elektronicznych nie da się zgubić – zawsze są w tym samym miejscu.
Wysoki poziom bezpieczeństwa:
- System gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i poufności danych zgodny z RODO.
- Zaawansowane zabezpieczenia chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem.
Usprawniona archiwizacja:
- Elektroniczne dokumenty są łatwiejsze w archiwizacji i wyszukiwaniu.
- System zapewnia efektywne zarządzanie dokumentacją.
Wyzwania wdrożenia e-doręczeń w szkołach
Chociaż wdrożenie e-doręczeń niesie ze sobą wiele korzyści, może napotkać pewne trudności:
Bariery technologiczne i koszty wdrożenia:
- Szkoły o ograniczonych budżetach mogą mieć problem z dostosowaniem infrastruktury IT.
- Konieczność modernizacji systemów informatycznych może generować dodatkowe wydatki.
Kształcenie i adaptacja personelu:
- Wdrożenie nowego systemu wymaga przeszkolenia pracowników, co może być czasochłonne.
- Niektórzy pracownicy mogą być oporni na zmiany.
Wykluczenie cyfrowe:
- Brak dostępu do Internetu lub niewystarczające umiejętności cyfrowe mogą utrudniać korzystanie z e-doręczeń.
Jak wdrożyć e-doręczenia w podmiotach publicznych?
Ministerstwo Cyfryzacji zachęca do skorzystania z materiałów szkoleniowych dostępnych na platformie PL.ID. Oferują one e-learningowe materiały instruktażowe, które krok po kroku przeprowadzą przez proces wdrożenia systemu e-doręczeń w placówce oświatowej.
Porada od Podpisuj Zdalnie
Wdrożenie i nauczenie się obsługi systemu e-doręczeń to proces, który wymaga czasu. Biorąc pod uwagę zbliżający się termin, warto już teraz zadbać o uruchomienie i przeszkolenie personelu placówki, aby 1 stycznia 2025 r. wszystko było gotowe do działania.
Oferta
Podpisuj Zdalnie oferuje kompleksowe rozwiązania dla szkół, przedszkoli i innych placówek oświatowych. Usługi obejmują wdrożenie oraz szkolenie z obsługi adresu do e-doręczeń, a także wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki Podpisuj Zdalnie, placówki oświatowe mogą szybko i bezpiecznie obsługiwać wszelkie formalności elektroniczne zgodnie z wymaganiami prawnymi.
Zapoznaj się z naszą ofertą
+48 536 456 661 | kontakt@podpisujzdalnie.pl
E-doręczenia w placówkach oświatowych - podsumowanie
E-doręczenia to krok w stronę nowoczesności i efektywności w procedowaniu wielu spraw urzędowych. Jest to proces nieunikniony, ale taki, do którego można się przygotować. Dlatego ważne jest, aby już teraz zadbać o wdrożenie tego systemu w swojej placówce.
Podpisuj Zdalnie nie świadczy bezpłatnych konsultacji w zakresie zakładania skrzynek do doręczeń elektronicznych za pośrednictwem Poczty Polskiej. W przypadku chęci płatnej konsultacji zapraszamy do kontaktu mailowego z opisem problemu. Zwrotnie dokonamy wyceny wsparcia.
Kluczowe punkty do zapamiętania:
- Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie placówki oświatowe muszą wprowadzić system e-doręczeń.
- Obowiązek dotyczy przedszkoli, szkół i innych placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz ministerstwa.
- Wprowadzenie e-doręczeń przyniesie wiele korzyści, takich jak szybszy przepływ informacji, większa dostępność dokumentów online 24/7, wysoki poziom bezpieczeństwa danych, ochrona środowiska i usprawniona archiwizacja.
- Wdrażając system, należy zwrócić uwagę na bariery technologiczne i koszty, konieczność szkolenia personelu, wykluczenie cyfrowe, kwestie prawne i ochronę prywatności oraz problemy techniczne i operacyjne.
Jesteś przedsiębiorcą lub dyrektorem placówki podległej pod samorząd terytorialny? Pamiętaj o upływających terminach! Przygotuj się na wdrożenie e-doręczenia w swojej firmie. Już dziś skorzystaj z kompleksowej usługi wdrożenia adresu elektronicznego i szkolenia dla swoich pracowników w Podpisuj Zdalnie.
Zobacz także:
