Czy DocuSign jest podpisem kwalifikowanym?
Wraz z rosnącą popularnością podpisów elektronicznych coraz więcej osób i firm korzysta z platform takich jak DocuSign. To wygodne narzędzie do zawierania umów na odległość, ale czy zapewnia ono taką samą moc prawną jak kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpisy elektroniczne dzielą się na różne poziomy bezpieczeństwa i wiarygodności. W polskim prawie jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany za równoważny podpisowi własnoręcznemu i spełnia wymogi formy pisemnej. DocuSign natomiast w swojej podstawowej wersji nie spełnia tego warunku.
Czy więc podpisywanie dokumentów przez DocuSign jest wystarczające? W jakich sytuacjach należy sięgnąć po kwalifikowany podpis elektroniczny?
DocuSign a podpis kwalifikowany – kluczowe różnice
Czy DocuSign może być podpisem kwalifikowanym?
Podstawowa wersja DocuSign nie oferuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jednak platforma pozwala na korzystanie z wcześniej wyrobionego kwalifikowanego podpisu. Oznacza to, że użytkownik może podpisać dokument swoim podpisem kwalifikowanym, ale nie jest to standardowa funkcja DocuSign.
Aby skorzystać z podpisu kwalifikowanego, należy posiadać go wcześniej, uzyskawszy go od certyfikowanego dostawcy. W praktyce większość użytkowników korzysta z DocuSign w sposób, który nie zapewnia pełnej mocy prawnej, jaką oferuje podpis kwalifikowany.
Uwaga!
DocuSign nie pozwala podpisywać dokumentów w s24, CRBR, KRS, ZUS, e-Urząd Skarbowy, GIIF. Nie nadaje się do otworzenia i prowadzenia spółki w Polsce.
Kiedy DocuSign wystarczy, a kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany?
DocuSign sprawdzi się, gdy:
- Dokument nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
- Potrzebujesz szybko podpisać umowy o niskim ryzyku prawnym.
- Podpisujesz dokumenty wewnętrzne, zgody i porozumienia biznesowe.
Kwalifikowany podpis elektroniczny będzie niezbędny, jeśli:
- Dokument musi mieć moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu.
- Podpisujesz umowę o pracę, przeniesienie praw autorskich, dokumenty urzędowe.
- Potrzebujesz pełnej identyfikacji stron oraz gwarancji wiarygodności podpisu.
- Prowadzisz spółkę w Polsce i chcesz zarejestrować się w CRBR, złożyć sprawozdanie finansowe, wysyłać CIT, PIT, JPK, dokumenty cen transferowych.
Uwaga!
DocuSign nie pozwala podpisywać dokumentów w s24, CRBR, KRS, ZUS, e-Urząd Skarbowy, GIIF. Nie nadaje się do otworzenia i prowadzenia spółki w Polsce.
Podsumowanie
DocuSign jest wygodnym narzędziem do podpisywania dokumentów online, ale w swojej podstawowej wersji nie jest podpisem kwalifikowanym. Można jednak użyć w nim wcześniej wyrobionego kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jeśli umowa wymaga formy pisemnej (np. w celu przeniesienia praw autorskich), zwykły podpis elektroniczny nie wystarczy. Warto wówczas skorzystać z podpisu kwalifikowanego, aby zapewnić pełną zgodność prawną i uniknąć ryzyka nieważności dokumentu.
Zobacz także:
