PL | EN
KSeF

Jak wypełnić i wysłać ZAW-FA?

Uzyskanie dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przez osobę fizyczną jest stosunkowo proste. Wystarczy zalogować się do KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. Dla osób prawnych proces ten jest nieco bardziej skomplikowany i wymaga użycia pieczęci elektronicznej lub złożenia zawiadomienia ZAW-FA. W tym artykule znajdziesz szczegółowe instrukcje dotyczące wypełnienia i wysłania formularza ZAW-FA oraz sytuacji, w których jego złożenie jest konieczne.

Formularz ZAW-FA – Co to jest i do czego służy?

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zazwyczaj składają go podatnicy będący osobami prawnymi, aby wskazać konkretną osobę uprawnioną do obsługi KSeF, np. prezesa zarządu lub księgowego. Formularz ten jest także używany do zgłoszenia danych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny, tzw. odcisk palca, gdy e-podpis nie zawiera numeru PESEL lub NIP (np. dla obcokrajowców).

Złożenie ZAW-FA jest konieczne dla podmiotów takich jak spółki, fundacje czy szkoły wyższe, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i nie mogą uzyskać dostępu do KSeF jedynie poprzez elektroniczne uwierzytelnienie.

Podstawa prawna formularza ZAW-FA

Podstawę prawną składania zawiadomienia ZAW-FA stanowi Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 2481). Obecnie formularz ten musi być składany wyłącznie w postaci papierowej. Jednakże projekt nowego rozporządzenia z 27 listopada 2023 r. przewiduje możliwość składania ZAW-FA również w formie elektronicznej oraz przez e-Urząd Skarbowy, co znacząco uprości cały proces.

Kto i gdzie składa ZAW-FA?

Podatnicy będący osobami fizycznymi automatycznie otrzymują uprawnienia do korzystania z KSeF. W przypadku posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego bez numeru PESEL lub NIP, muszą złożyć ZAW-FA, aby zgłosić tzw. odcisk palca podpisu.

Osoby prawne posiadające kwalifikowaną pieczęć elektroniczną mogą korzystać z KSeF bez konieczności składania ZAW-FA. Pozostałe osoby prawne, takie jak spółki, fundacje, stowarzyszenia czy jednostki samorządu terytorialnego, muszą wypełnić i dostarczyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego.

Wypełnianie formularza ZAW-FA

Formularz ZAW-FA składa się z kilku sekcji, które należy starannie wypełnić:

  1. Dane identyfikacyjne: NIP podatnika lub podmiotu.
  2. Część A: Miejsce i cel składania (organ skarbowy oraz cel, np. nadanie lub odebranie uprawnień).
  3. Część B: Dane podatnika lub podmiotu, w tym dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe.
  4. Część C: Dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF (identyfikacyjne, adres zamieszkania, kontaktowe).
  5. Część D: Unikalne dane identyfikujące podpis elektroniczny bez NIP i PESEL (jeśli dotyczy).
  6. Część E: Wymagane podpisy osób uprawnionych do nadawania lub odbierania uprawnień.


Wysyłanie formularza ZAW-FA

Obecnie formularz ZAW-FA można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym lub wysłać listownie. Nowe rozporządzenie przewiduje możliwość elektronicznego składania formularza przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy, co będzie znaczącym ułatwieniem.


Pieczęć elektroniczna KSeF a formularz ZAW-FA

Posiadanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej pozwala spółkom na logowanie się do KSeF bez konieczności składania ZAW-FA. E-pieczęć umożliwia szybkie i wygodne zarządzanie uprawnieniami w KSeF, logowanie do systemu oraz zapewnia integralność i autentyczność e-faktur.


Podsumowanie

Wypełnienie i złożenie formularza ZAW-FA jest kluczowe dla spółek nieposiadających kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, aby mogły korzystać z KSeF. Proces ten, choć dodatkowy, jest konieczny dla uzyskania uprawnień do wystawiania faktur w systemie KSeF. Nowe przepisy mogą wkrótce uprościć ten proces, umożliwiając składanie ZAW-FA w formie elektronicznej, co znacząco skróci czas oczekiwania na dostęp do systemu.


Zobacz także:

Faktura ustrukturyzowana KSeF. Czym jest i od kiedy obowiązuje?

Jak uwierzytelnić się w KSeF?

Zmiany w projekcie ustawy KSeF, kluczowe aktualizacje i nowe propozycje

Jak uzyskać dostęp do KSeF

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Would you like to stay informed
of upcoming publications?

Subscribe to our mailing list

Thank you!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane