PL | EN
KSeF

KSeF dla biura rachunkowego

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obliguje polskich przedsiębiorców do reorganizacji procesów wewnętrznych związanych z wystawianiem i odbieraniem faktur elektronicznych. Firmy, które korzystają z usług zewnętrznych biur rachunkowych, muszą zatem ustalić nowe zasady pracy z tymi podmiotami w zakresie obsługi KSeF. Jak zatem zewnętrzny księgowy może zarządzać e-fakturami w imieniu właściciela firmy? Jak nadać uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego? W jaki sposób zarządzać dostępem do KSeF, aby współpraca z zewnętrznym kontrahentem była efektywna? Pełne informacje znajdziesz w tym artykule.

Uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego

Wielu właścicieli firm decyduje się na outsourcing obsługi księgowej, świadczonej przez wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Taka decyzja umożliwia im skoncentrowanie się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa, bez marnowania czasu na rachunkowość. W świetle zmieniających się przepisów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur, który stanie się obowiązkowy dla transakcji B2B, ważne jest, aby przekazać zewnętrznym partnerom biznesowym dostęp do platformy.

Role operacyjne i nadawanie uprawnień

Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego dotyczą konkretnych ról operacyjnych, które można nadać wybranej osobie, np. szefowi tego biura lub innemu, zatrudnionemu w nim pracownikowi. Przedsiębiorca, który zleca księgowość, może przekazać podmiotom lub osobom fizycznym uprawnienia do:

  • Wystawiania i odbierania e-faktur w KSeF
  • Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do pracy z KSeF


Dostęp do KSeF dla biura rachunkowego upraszcza obieg dokumentów pomiędzy właścicielem firmy a biurem. Dzięki platformie przedsiębiorca nie musi dostarczać papierowych faktur do biura lub przesyłać ich za pomocą poczty e-mail. Uprawnienia KSeF dla zewnętrznego księgowego umożliwiają dostęp do wszystkich dokumentów, które zostaną zarejestrowane przez przedsiębiorcę w Aplikacji Podatnika KSeF.

Jak przekazać uprawnienia dla biura rachunkowego w KSeF?

Aby przedsiębiorca mógł nadać uprawnienia KSeF osobom trzecim lub podmiotom, niezbędne będzie uwierzytelnienie się w Aplikacji Podatnika KSeF. Można to zrobić wykorzystując jedno z poniższych narzędzi:


Instrukcja nadania dostępu do KSeF przez klienta dla biura rachunkowego


Uprawnienia dla biura rachunkowego jako osoby fizycznej

  1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika KSeF (ksef.mf.gov.pl/web/login).
  2. Uzupełnij NIP swojej firmy i kliknij “Uwierzytelnij”.
  3. Wybierz sposób logowania do aplikacji Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  4. Po zalogowaniu do KSeF, wybierz kolejno zakładkę “Uprawnienia” i “Nadaj uprawnienia”, a następnie kliknij “Dalej”.
  5. W sekcji “Nadaj uprawnienia” zaznacz opcję dla osoby fizycznej do pracy w ramach KSeF.
  6. Wprowadź PESEL osoby fizycznej oraz jej imię i nazwisko.
  7. Wskaż odpowiedni zakres uprawnień, po czym kliknij “Nadaj uprawnienia”.
  8. Po dokonaniu powyższych kroków powinna pojawić się informacja o pomyślnym zakończeniu procedury.


Uprawnienia dla biura rachunkowego jako osoby prawnej (spółki)

  1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika KSeF (ksef.mf.gov.pl/web/login).
  2. Uzupełnij NIP swojej firmy i kliknij “Uwierzytelnij”.
  3. Wybierz sposób logowania do aplikacji Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  4. Po zalogowaniu do KSeF, wybierz kolejno zakładkę “Uprawnienia” i “Nadaj uprawnienia”, a następnie kliknij “Dalej”.
  5. W sekcji “Nadaj uprawnienia” zaznacz opcję dla podmiotu do wystawienia i dostępu do faktur w ramach KSeF.
  6. Wprowadź NIP współpracującego biura rachunkowego oraz jego pełną nazwę.
  7. Wskaż odpowiednie uprawnienia do wystawiania i dostępu do e-faktur, po czym kliknij “Nadaj uprawnienia”.
  8. Po dokonaniu powyższych kroków powinna pojawić się informacja o pomyślnym zakończeniu procedury.


Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że zewnętrzne firmy księgowe muszą dostosować swoją codzienną pracę z klientami do zmieniających się realiów. Wśród obowiązków biur rachunkowych w zakresie KSeF wymienia się kilka istotnych kwestii:


Biegłe poruszanie się w przepisach dotyczących KSeF

  • Ponieważ przepisy KSeF są cały czas aktualizowane, biuro rachunkowe jest jednym z pierwszych podmiotów, do których klienci zwracają się o pomoc w wyjaśnieniu najnowszych regulacji. Klient biura rachunkowego ma zatem prawo wymagać od swojego partnera biznesowego, aby był on na bieżąco z obecnym stanem prawnym i cały czas monitorował wszelkie zmiany.

Dbanie o przestrzeganie procedur KSeF

  • Biura rachunkowe są zobligowane do zapewnienia zgodności ze wszystkimi procedurami KSeF, które mają miejsce w ich działalności. Chodzi m.in. o generowanie e-faktur w prawidłowym formacie i korzystanie z właściwych aplikacji do obiegu tych elektronicznych dokumentów.

Zarządzanie ustrukturyzowanymi fakturami elektronicznymi

  • Firmy księgowe, podejmując współpracę z klientem, dbają o procesy dotyczące cyfrowych dokumentów. Zarządzanie dokumentacją obejmuje precyzyjne wystawianie, pobieranie, przechowywanie i pobieranie e-faktur zgodnie z wytycznymi KSeF i wymogami prawnymi. Oznacza to, że zewnętrzny księgowy występuje często w roli podatnika.

Dbanie o poprawność integracji z KSeF

  • Biura rachunkowe korzystają najczęściej z komercyjnych programów finansowo-księgowych. W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur powinny monitorować, czy dostawca oprogramowania dokonał poprawnej integracji z KSeF i czy działa ono bez zarzutów.

Doradztwo i szkolenia

  • Zewnętrzni księgowi to osoby, których obowiązkiem jest doradzanie klientom w zakresie prawidłowej obsługi KSeF. Niekiedy mogą oferować także dodatkowe szkolenia. Warto jednak mieć na uwadze, że wdrożenie KSeF przez Ministerstwo Finansów może też spowodować wzrost cen usług księgowych.


Jak wygląda pobieranie faktur klientów przez biuro rachunkowe w KSeF?

Wdrożenie KSeF wymaga zmiany sposobu przekazywania dokumentów dotyczących sprzedaży i kosztów do biura rachunkowego. Zgodnie z przepisami, wszystkie wystawione oraz otrzymane przez klienta faktury B2B są przechowywane w KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi już przygotowywać miesięcznych zestawień faktur dla księgowego ani pamiętać o terminowym dostarczaniu ich do biura rachunkowego. W praktyce, osoba lub podmiot uprawniony do KSeF będzie mogła pobrać e-faktury bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur w kilku prostych krokach:

  1. Osoba z biura rachunkowego, która otrzymała uprawnienia do wystawiania i dostępu do faktur, loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF.
  2. Następnie przechodzi do sekcji związanej z odbieraniem faktur.
  3. W KSeF wybiera opcję pobierania e-faktur, które zostały wystawione lub odebrane przez przedsiębiorcę.
  4. Wystawione i odebrane przez firmę e-faktury są importowane przez biuro rachunkowe do programu księgowego.


Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna platforma, która z pewnością przyspieszy obieg dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami, a biurami rachunkowymi. Firmy decydujące się na współpracę z zewnętrznym biurem księgowym mogą przekazać mu dostęp do KSeF, dzięki czemu zyskują większą kontrolę nad finansami swojej firmy oraz oszczędzają czas i pieniądze. KSeF umożliwia księgowym wystawianie i odbieranie e-faktur, a także zarządzanie uprawnieniami, co dodatkowo podnosi efektywność pracy z dokumentami. Dla właścicieli firm, którzy korzystają z outsourcingu usług księgowych, KSeF staje się nieodzownym narzędziem, które ułatwia prowadzenie biznesu i usprawnia współpracę z biurem rachunkowym.


Zobacz także:

Faktura ustrukturyzowana KSeF. Czym jest i od kiedy obowiązuje?

Jak uwierzytelnić się w KSeF?

Zmiany w projekcie ustawy KSeF, kluczowe aktualizacje i nowe propozycje

Aplikacja podatnika KSeF. Przewodnik dla przedsiębiorców

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Would you like to stay informed
of upcoming publications?

Subscribe to our mailing list

Thank you!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane