PL | EN
KSeF

Faktura ustrukturyzowana KSeF. Czym jest i od kiedy obowiązuje?

Nowy system rejestracji faktur elektronicznych, czyli KSeF, został stworzony z celem usprawnienia elektronicznego przepływu dokumentów. Według Ministerstwa Finansów, KSeF ma na celu automatyzację kluczowych procesów w firmach. W przyszłości, od roku 2024, przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z tego systemu, dlatego warto już teraz zgłębić tę kwestię. Jakie zalety płyną z wykorzystania faktur ustrukturyzowanych? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w artykule.

Co to jest faktura ustrukturyzowana KSeF?

Faktura ustrukturyzowana KSeF to elektroniczny dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług, zapisany w formacie XML w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to cyfrowy dokument, spełniający wymogi obowiązujących przepisów i zastępujący tradycyjną papierową fakturę. Oznacza to, że faktura ustrukturyzowana istnieje jedynie w formie elektronicznej i została stworzona zgodnie z ustalonym przez Ministerstwo Finansów logicznym wzorcem.

Proces wystawienia faktury ustrukturyzowanej odbywa się za pomocą rządowej Aplikacji Podatnika lub innego narzędzia, które spełnia wytyczne KSeF. Po wypełnieniu odpowiednich pól i podpisaniu dokumentu przy użyciu podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny przydzielany przez system KSeF. Po tej operacji jest ona dostępna do pobrania dla kontrahenta. Do obsługi faktur ustrukturyzowanych można korzystać zarówno z bezpłatnego narzędzia dostarczanego przez Ministerstwo Finansów, jak i z dowolnego programu komercyjnego spełniającego odpowiednie standardy.

Co zawiera faktura ustrukturyzowana KSeF?

Faktura ustrukturyzowana KSeF zawiera różne pola, które są wypełniane przez podatnika z odpowiednimi danymi. Istnieją trzy rodzaje pól w ramach tego dokumentu:

  • Pola obligatoryjne: Ich wypełnienie jest obligatoryjne zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dotyczą kluczowych danych, takich jak numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy, data wystawienia faktury, numer faktury i inne istotne informacje.
  • Pola opcjonalne: Wypełnienie tych pól jest konieczne tylko wtedy, gdy podatnik zdecyduje się wypełnić inne pola w określony sposób. Na przykład, gdy wybiera opcję zwolnienia z VAT, konieczne jest określenie rodzaju tego zwolnienia.
  • Pola fakultatywne: Wypełnienie tych pól jest całkowicie dobrowolne i zależy od preferencji wystawcy faktury. Mogą one obejmować dodatkowy opis faktury, miejsce jej wystawienia czy inne informacje uzupełniające.

Dodatkowo, każda faktura ustrukturyzowana wysyłana przez KSeF jest opisana automatycznie nadanym numerem KSeF, co ułatwia jej identyfikację. Wzór faktury ustrukturyzowanej jest dostępny w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Tam znajdują się wzory dokumentów, w tym faktur, które mogą być wykorzystywane przez podatników do poprawnego wystawiania faktur zgodnie z wymaganiami ustawowymi.

Czym różni się faktura ustrukturyzowana KSeF od tradycyjnej faktury?

Faktura ustrukturyzowana KSeF różni się od tradycyjnej faktury głównie swoją formą oraz sposobem przechowywania i wymiany danych. Oto kilka kluczowych różnic:

  1. Format i technologia: Faktura ustrukturyzowana KSeF to cyfrowy dokument zapisany w formacie XML dostosowanym do Krajowego Systemu e-Faktur. W przeciwieństwie do tradycyjnej faktury papierowej, e-faktura jest generowana i przesyłana w formie cyfrowej, co przyspiesza proces wymiany danych między firmami.
  2. Czas rzeczywisty: E-faktura KSeF jest udostępniana w czasie rzeczywistym, co przyczynia się do automatyzacji procesów księgowych. To oznacza, że informacje są dostępne natychmiast po ich wystawieniu, co może znacząco przyspieszyć procesy rozliczeniowe i księgowe w firmie.
  3. Przechowywanie: Ustrukturyzowane faktury elektroniczne są przechowywane w systemie KSeF przez okres 10 lat, liczonych od końca roku, w którym zostały wystawione. Nie ma konieczności dodatkowego archiwizowania tych dokumentów na firmowych serwerach lub w chmurze.
  4. Bezpieczeństwo i niezawodność: E-faktury KSeF są zabezpieczone i trudniej je zgubić lub zniszczyć w porównaniu z tradycyjnymi fakturami papierowymi. Użytkownik KSeF ma pewność, że faktura dotarła do klienta lub partnera biznesowego, co eliminuje potrzebę wystawiania duplikatów.
  5. Standaryzacja: Wprowadzenie jednego standardu e-faktury, jakim jest KSeF, przyspiesza digitalizację firm i usprawnia obieg dokumentów, co może skutkować szybszym i bardziej efektywnym działaniem przedsiębiorstw.

Faktura ustrukturyzowana KSeF – od kiedy

Faktura ustrukturyzowana w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stała się opcją dostępną dla polskich przedsiębiorców od 1 stycznia 2022 roku jako możliwość dobrowolna. W okresie przejściowym firmy mogą samodzielnie wybierać, czy chcą wystawiać faktury w formie ustrukturyzowanej zgodnie z KSeF, czy też preferują nadal stosować tradycyjne metody papierowe lub inne formy elektroniczne, jak to czynią dotychczas.

Ważne daty dotyczące obowiązkowego korzystania z KSeF przez różne podmioty przedstawiają się następująco:

  • Od 1 lipca 2024 roku: Obowiązek korzystania z KSeF obejmie czynnych podatników VAT, którzy będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zgodnie z systemem KSeF.
  • Od 1 stycznia 2025 roku: Przedmiotowo i podmiotowo zwolnieni podatnicy VAT (nievatowcy) będą mieli obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych zgodnie z KSeF w zakresie wystawiania faktur.

Te terminy stanowią okres, po którym odpowiednie podmioty będą zobligowane do korzystania z faktur ustrukturyzowanych zgodnie z KSeF. Przed tymi terminami używanie systemu KSeF pozostaje opcjonalne dla przedsiębiorców.

Faktura ustrukturyzowana - korzyści 

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych KSeF stanie się obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku, dlatego warto wcześniej zaznajomić się z tym systemem. Istnieje kilka kluczowych korzyści związanych z uruchomieniem elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, które mogą wpłynąć pozytywnie na działalność przedsiębiorstwa:

  • Ujednolicenie wzoru faktur: System KSeF zapewnia standardowy wzór faktur, co ułatwia porównywanie dokumentów i ich spójność.
  • Ułatwienie obiegu dokumentów: Elektroniczne faktury ustrukturyzowane ułatwiają przepływ dokumentów w firmie, przyspieszając tym samym procesy biznesowe.
  • Skrócenie terminu zwrotu VAT: Dzięki KSeF zwrot VAT możliwy będzie w terminie 40 dni zamiast standardowych 60 dni.
  • Szybsze i automatyczne księgowanie: Elektroniczne faktury ustrukturyzowane umożliwiają szybsze i bardziej automatyczne księgowanie, co przyspiesza pracę biurową.
  • Mniejsza liczba błędów księgowych: Dzięki procesowi zautomatyzowanemu i ustrukturyzowanemu istnieje mniejsze ryzyko popełnienia błędów księgowych.
  • Minimalizacja ryzyka zgubienia faktur: Korzystanie z systemu KSeF eliminuje ryzyko zgubienia faktur, które mogłyby być wysyłane tradycyjną pocztą lub mailem.
  • Oszczędność papieru i tradycyjnej dokumentacji: Faktury elektroniczne przyczyniają się do ograniczenia wykorzystania papieru oraz tradycyjnej dokumentacji, co może wpłynąć korzystnie na środowisko naturalne.
  • Większe możliwości zakupowe w UE: Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych KSeF zwiększa możliwości zakupowe wewnątrz Unii Europejskiej.

Faktura ustrukturyzowana KSeF - podsumowanie


Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku, zgodnie z nowymi regulacjami Ministerstwa Finansów. Już od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego korzystania z tego systemu, w tym wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Aby odpowiednio przygotować się do obsługi KSeF i dostosować się do nowych wymogów prawnych, przedsiębiorstwa muszą posiadać podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną, które umożliwiają identyfikację w Aplikacji Podatnika.

Zobacz także:

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Would you like to stay informed
of upcoming publications?

Subscribe to our mailing list

Thank you!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane