PL | EN
Elektroniczny obieg dokumentów

Zalety transformacji cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Nowoczesne przedsiębiorstwa nieustannie poszukują rozwiązań optymalizujących procesy biznesowe w firmie, pozwalające osiągnąć lepsze rezultaty, a tym samym przewagę konkurencyjną. Jednym z nich jest transformacja cyfrowa i implementacja EOD w firmie. W artykule przedstawimy na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i jakie są korzyści z jego wprowadzenia.

Czym jest transformacja cyfrowa?

Cyfryzacja to proces wdrażania technologii informatycznych do przedsiębiorstwa lub życia codziennego nastawiony na transformację dokumentów papierowych (analogowych) w formę elektroniczną, tworzenie nowych modeli biznesowych i usług dopasowanych do potrzeb klienta. Jedną ze składowych cyfryzacji jest elektroniczny obieg dokumentów.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

  • Automatyzacja wymiany dokumentów i usprawnienie procesów finansowo-księgowych (wszystkie dokumenty są w formie elektronicznej, z możliwością prostego kopiowania treści w nich zawartych)
  • Usprawnienie wymiany informacji w wewnątrz firmy – korespondencja odbywa się wyłącznie elektronicznie za pomocą wewnętrznych systemów lub maili.
  • Ułatwiony dostęp do informacji – dane w postaci cyfrowej można bez trudu agregować i odczytywać.
  • Ograniczenie ryzyka związanego z przenoszeniem danych – stosując elektroniczny obieg dokumentów kopiujemy informacje, a nie przepisujemy.
  • Wzrost efektywności pracowników (oszczędność czasu przez brak spotkań bezpośrednich z klientami, konieczności spotkania w celu podpisania dokumentów).
  • Usprawnienie przepływu korespondencji na zewnątrz firmy (dokumenty przesyłane są w formie elektronicznej bez konieczności nadawania przesyłek kurierskich lub listów poleconych).
  • Poprawa komunikacji z klientami firmy – szybsza reakcja personelu na potrzeby klientów, możliwość wydawania zaświadczeń w formie elektronicznej.
  • Obniżenie kosztów obsługi klienta – dokumentacja wysłana elektronicznie wiąże się zdecydowanie opłatami niż papierowa wersja.
  • Wyróżnienie się na rynku - firm umożliwiających zawieranie umów kwalifikowanym podpisem jest nadal mało, mimo rosnącego znaczenia cyfryzacji wszystkich sektorów gospodarki.

Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w działach handlowych - 8 powodów by handlowcy posiadali e-podpis

1. Klient prosi o wiążącą ofertę handlową? – prześlij mu pdf opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Przy ofertowaniu przetargowych częstym wymogiem jest przesłanie propozycji sygnowanej kwalifikowanym podpisem handlowca lub pieczęcią elektroniczną firmy, którą reprezentuje. W sektorze B2G (business to government) jest to absolutny wymóg i bez opatrzenia oferty e-podpisem instytucje publiczne nie chcą przyjmować propozycji cenowych. Przy okazji użycie kwalifikowanego podpisu ma swoje korzyści wizerunkowe. W oczach klientów handlowiec i cała firma wygląda dzięki temu profesjonalnie.

2. Skrócenie czasu zawierania umów dzięki wykorzystaniu e-podpisu kwalifikowanego

Podpisanie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest tak samo wiążące jak podpisanie jej odręcznie. W pewnych sytuacjach ma nawet większą moc dowodową i potrafi zastąpić poświadczenie notarialne złożenia podpisu. Dodatkowo sam proces przebieg sprawnie i zawarcie kwalifikowanym podpisem elektronicznym umowy to kilka minut pracy – zamiast standardowych kilku dni.

3. Mniej wyjazdów służbowych

Skoro handlowiec może podpisać umowę w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem z niepodważalnym skutkiem jej zawarcia to może odpuścić znaczną część wyjazdów służbowych. Oczywiście utrzymywanie relacji z kluczowym klientem wymaga spotkania, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby małe tematy „domykać” przez spotkanie na MsTeams lub telefon i podpisywać dokumenty elektronicznie.

4. Oszczędności nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych dzięki użyciu e-podpisu

Paliwo, koszty eksploatacji samochodu, skaner, drukarka – to wszystko jest podstawowym wydatkiem związanym z pracą handlowca i w skali roku stanowi ogromny wydatek przedsiębiorstwa. Wyrażamy głęboki podziw dla firm, które tolerują wielogodzinne podróże przedstawicieli handlowych dla podpisania dokumentów. Wystarczy zastąpić spotkania bezpośrednie na online i sygnować dokumenty elektronicznie.

5. Wydajniejsza praca – większe przychody

Im mniej biurokracji i jeżdżenia do klientów tym wydajniejsza praca handlowca. Może się w pełni skupić na pozyskiwaniu nowych klientów, telefonach i mailach – a nie na administracji i przerzucaniu papierów.

6. Lepsza dostępność do danych dzięki archiwizacji dokumentów podpisanych elektronicznie

Dzięki zastosowaniu elektronicznej formy obiegu dokumentów nie musimy przepisywać danych, a jedynie skopiować. Unikamy ryzyka zrobienia pomyłki przy wprowadzaniu danych do CRM, a co najważniejszy mamy szybki dostęp do dokumentacji, bez konieczności przeglądania szaf z umowami i informacjami o kliencie. Wszystko znajduje się na dyskach i jest dostępne od ręki.

7. Umowa została podpisana elektronicznie? Nie musisz jej ponownie czytać

To ogromne ułatwienie dla obu stron umowy. Po złożeniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci na dokumencie każda modyfikacja będzie odznaczona w aplikacji weryfikującej pliki. Oznacza to, że nie musisz ponownie czytać umowy jeżeli walidacja przebiegła pomyślnie.

8. Elektroniczny obieg dokumentów to korzyści dla środowiska

Podpis elektroniczny to kluczowy składnik we wdrażaniu strategii paperless w przedsiębiorstwie. Biznes bez papieru stanowi jeden z elementów megatrendu ekologii i ochrony środowiska. Poza oczywistą oszczędnością czasu i pieniędzy przedsiębiorstwo chroni środowisko i może zastosować ten element w swojej strategii społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).

Wyróżniaj się na tle konkurencji i korzystaj z podpisu kwalifikowanego

Każdy handlowiec dostał chociaż raz pytanie: „W czym wasza firma jest lepsza od konkurencji?”. Pole do popisu jest gigantyczne. Możemy zachwalać parametry produktu, czy cenę niższą od proponowanej przez biznesowego rywala. Równie ważną kwestią jest obsługa klienta i elastyczne podejście do sprzedaży. 

Dobrym przykładem są biura tłumaczeń, które jako pierwsze zaoferowały tłumaczenia przysięgłe poświadczone kwalifikowanym podpisem. W efekcie firma dotarła do klientów, którzy poszukiwali usługi elektronicznego tłumaczenia i wydawała dokumenty, które nie wymagają drukowania.

Elektroniczny obieg dokumentów w branży ubezpieczeniowej - jak zrobić to dobrze?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa okres przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej i rozliczeniowej wynosi 5 lat. Nowoczesne firmy ubezpieczeniowe przechodzą na elektroniczny obieg dokumentów. Jak usprawnić archiwizację dokumentów, podnieść efektywność brokerów i poprawić relację z klientami w sektorze ubezpieczeniowym?

Wydawanie polis ubezpieczeniowych opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną

Polisa ubezpieczeniowa w formie elektronicznej powinna być opatrzona kwalifikowaną pieczęcią celem poświadczenie, że wydany dokument ze 100% pewnością pochodzi od właściwego podmiotu. Dodatkowo zapewniona jest integralność treści znajdującej się na pieczęci, a ewentualna modyfikacja będzie widoczna. To daje potwierdzenie zarówno klientowi jak i sprawdzającemu polisę, że dokument jest autentyczny. Podobny efekt mógłby dać podpis kwalifikowany, ale nie zawiera on danych osoby prawnej, a osoby fizycznej. Dodatkowo kwalifikowanego e-podpisu nie można zautomatyzować, a pieczęć już taką opcję posiada i proces będzie przebiegał samoistnie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny w branży ubezpieczeń

Praca przedstawiciela firmy ubezpieczeniowej polega na prospectingu i sprzedaży polis ubezpieczeniowych klientom. Jeżeli wszystko przebiega pomyślnie i dochodzi do zawarcia transakcji, konieczne jest wypełnienie i podpisanie dokumentów. I drogi są dwie: kolejne spotkanie albo podpisanie dokumentów elektronicznie. Zastanawiające jest to, że firmy ubezpieczeniowe lekceważą ten temat i pozwalają swoim pracownikom poświęcać lwią część etatu na dojazdy i spotkania zamiast po prostu zapewnić im kwalifikowany podpis elektroniczny, a dokumenty podpisać cyfrowo. Nawet jeżeli znajdzie się grupa niechętnych klientów to i tak część tych przekonanych do nowego rozwiązania spowoduje, że broker będzie miał więcej czasu na poszukiwanie kolejnych klientów.

Co nowoczesna firma ubezpieczeniowa może zrobić w kontekście cyfryzacji? - 4 kluczowe obszary

  1. Przede wszystkim wdrażać inicjatywę paperless i ograniczać papierowy obieg do absolutnego minimum. Tam gdzie jest to możliwe wydawać dokumenty w formie elektronicznej.
  2. Wystawiać elektroniczne zaświadczenia np. polisy ubezpieczeniowe, aby klient sam sobie mógł je przechowywać lub wydrukować. Należy pamiętać, że polisa opatrzona kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią nie ma mocy prawnej, ale nie jest to wymagane.
  3. Akceptować wnioski i dokumenty podpisane elektronicznie. Dla branży ubezpieczeniowej stosowanie formy dokumentowej jest dopuszczalne, a więc nawet niekwalifikowany podpis elektroniczny spełni swoją funkcję, choć dla niepodważalnego skutku prawnego byłby lepszy podpis kwalifikowany.
  4. Prowadzić aktywne kampanie marketingowe informujące o akceptowaniu elektronicznych dokumentów i zachęcaniu swoich klientów do digitalizacji w życiu codziennym np. przy załatwianiu spraw urzędowych, zawieraniu umów cywilnoprawnych. Warto podkreślić, że dokumenty elektroniczne są często bezpieczniejsze od papierowych odpowiedników.

Narzędzie umożliwiające wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Do elektronicznego obiegu dokumentu zgodnego z trendem paperless można wykorzystać kilka narzędzi. Nie ograniczają się one wyłącznie do usług zaufania:

Podpis elektroniczny – zwykły lub inaczej nazywany niekwalifikowany podpis elektroniczny świetnie sprawdzi się do prowadzenia wewnętrznej komunikacji. Podpięty do skrzynki mailowej każdego pracownika szyfruje wiadomości i poświadcza, że pochodzi od konkretnej osoby. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny – narzędzie pozwalające zawierać umowy cywilnoprawne, a także potwierdzać tożsamość i podpisywać dokumentację urzędową. Zastąpi wysyłkę tradycyjnym listem poleconym.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – usługą poświadczymy autentyczność źródła pochodzenia dokumentu. Certyfikatem zawierającym dane firmowe można masowo opatrzyć dokumentację, która nie wymaga złożenia podpisu osoby fizycznej. Rozwiązanie jest na tyle intuicyjne, że zainteresowały się nim urzędy.

Kwalifikowany znacznik czasu – usługa dodatkowa do podpisu lub pieczęci. Znakowanie czasem niepodważalnie poświadcza istnienie pliku w danym momencie. Data nie jest pobierana z komputera, a z serwera kwalifikowanego dostawcy i jest niepodważalna.

Zmiany w umowach na formę dokumentową – modyfikują zapisy można zawierać umowy na podstawie maila ze zgodą, na podpisany skan, w formie wyrażenia zgody telefonicznie lub w innych sposób umożliwiający zapisanie metadanych na nośniku trwałym. Optymalnym rozwiązaniem byłoby odesłanie papierowego skanu podpisanej umowy, na którą zostanie złożony kwalifikowany podpis usługodawcy.

Bariery transformacji cyfrowej przedsiębiorstw

Wdrażanie technologii informatycznych stanowi wielkie wyzwanie urzędów i przedsiębiorstw.  Podmioty te borykają się z barierami wdrażania cyfryzacji. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:

  • Brak odpowiednich kompetencji technicznych i specjalistycznej wiedzy
  • Rosnące oczekiwania finansowe specjalistów IT, które przewyższają budżety przedsiębiorstw
  • Nieumiejętność zarządzania projektami, w szczególności tymi z zakresu IT
  • Brak zdefiniowanych celów biznesowych w związku z wdrażaniem cyfryzacji
  • Konieczność ponoszenia dużych nakładów na infrastrukturę w początkowej fazie działania przedsiębiorstwa
  • Bariera językowa ze względu na dostępność oprogramowania w języku obcym
  • Niechęć do wdrażania ze względu na ograniczenie prywatności
  • Niechęć pracowników do automatyzacji z obawy przed utratą pracy
  • Strach przed wykorzystywaniem maszyn i algorytmów uczących w obawie przed wpływem na społeczność

Wdrożymy elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie

Celem strategicznym Podpisuj Zdalnie jest dostarczanie holistycznych rozwiązań elektronicznego dokumentu w przedsiębiorstwa. Oferta obejmuje:

  • wdrażanie kwalifikowanych podpisów dla personelu umożliwiających zawieranie umów online (od wydawania podpisu elektronicznego po jego konfiguracje w aplikacjach zewnętrznych)
  • wdrażanie kwalifikowanych pieczęci dla firm do prowadzenia elektronicznego archiwum i dostarczania bezpiecznych faktur
  • implementacja certyfikatów niekwalifikowanych do bezpiecznej korespondencji mailowej
  • praktyczne szkolenia z elektronicznego obiegu dokumentów

Czujesz, że to najwyższy moment na transformację cyfrową przedsiębiorstwa? Skontaktuj się z nami!

+48 536 456 661 | kontakt@podpisujzdalnie.pl

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Would you like to stay informed
of upcoming publications?

Subscribe to our mailing list

Thank you!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane