PL | EN
KSeF

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna, której polskie firmy muszą wdrożyć od 1 lutego 2026 roku. Przedsiębiorcy mają ograniczony czas na dostosowanie swoich systemów, dlatego warto już teraz rozpocząć przygotowania. W tym artykule znajdziesz szczegółowy przewodnik dotyczący uzyskania dostępu do KSeF oraz korzystania z platformy.


Jak przygotować firmę do KSeF?

KSeF jest systemem informatycznym wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów, służącym do wystawiania, przechowywania, odbioru i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu przedsiębiorcy mają stały dostęp do dokumentów w wersji cyfrowej.


Aktualne przepisy dotyczące KSeF

Korzystanie z KSeF regulują:

  • Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598)
  • Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 27 grudnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 2481 ze zm.)


Jak uzyskać dostęp do KSeF?

1. Sprawdź terminy wprowadzenia KSeF

Od 1 stycznia 2022 r. firmy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie, ale od 2026 roku jest to obowiązkowe:

  • Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podmiotów (obroty powyżej 200 mln zł)
  • Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich podmiotów


2. Zidentyfikuj faktury podlegające wystawianiu w KSeF

  • E-fakturowanie w KSeF dotyczy faktur B2B, wyłączając faktury konsumenckie (B2C) oraz niektóre inne dokumenty, np. faktury wystawiane przez firmy zagraniczne bez stałego miejsca działalności w Polsce.


3. Wybierz metodę korzystania z KSeF

Podatnicy mają kilka opcji:

  • Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF dostępna na podatki.gov.pl/ksef
  • Aplikacja e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym
  • Komercyjne programy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF za pomocą API


4. Uwierzytelnij się w KSeF

Aby uzyskać dostęp do KSeF, można użyć:

Jeśli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej, musi złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego.


5. Nadanie uprawnień w KSeF

  • Po uwierzytelnieniu należy nadać uprawnienia osobom lub podmiotom odpowiedzialnym za wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur.


6. Wykorzystanie Tokena KSeF

  • Token KSeF to 40-cyfrowy kod umożliwiający dostęp do systemu. Można go zintegrować z systemami ERP lub oprogramowaniem księgowym.


Korzyści z KSeF dla podatników

Korzystanie z KSeF przynosi wiele korzyści:

  • Eliminacja konieczności archiwizowania faktur papierowych
  • Bezpieczne i szybkie e-fakturowanie
  • Szybszy zwrot VAT
  • Stały dostęp do faktur
  • Ujednolicony format faktur


Podsumowanie

Uzyskanie dostępu do KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania technologicznego i organizacyjnego. Kluczowe jest uwierzytelnienie się w systemie oraz nadanie odpowiednich uprawnień. Korzystanie z certyfikowanych usług zaufania, takich jak kwalifikowany podpis i pieczęć elektroniczna, znacznie ułatwia pracę z KSeF.


Zobacz także:

Faktura ustrukturyzowana KSeF. Czym jest i od kiedy obowiązuje?

Jak uwierzytelnić się w KSeF?

Zmiany w projekcie ustawy KSeF, kluczowe aktualizacje i nowe propozycje

KSeF dla biura rachunkowego

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Would you like to stay informed
of upcoming publications?

Subscribe to our mailing list

Thank you!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane