PL | EN
e-Doręczenia

E-Doręczenia w placówkach oświaty

Wprowadzenie systemu e-doręczeń do szkół i placówek oświatowych stanowi istotną zmianę w sposobie ich komunikacji z urzędami i obywatelami. Co oznacza ta zmiana? Jakie korzyści i obowiązki ze sobą niesie? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.

E-doręczenia w szkole – jakich placówek dotyczą?

Nowe przepisy dotyczą placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz ministerstwa. Obejmuje to przedszkola, szkoły oraz inne placówki wymienione w art. 3 ust. 3-10 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe, zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego w formie jednostek budżetowych.

Termin wdrożenia e-doręczeń dla oświaty

Placówki oświatowe prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego powinny stosować e-doręczenia najpóźniej od 30 grudnia 2024 r., choć możliwe jest wcześniejsze wdrożenie. Ten termin dotyczy doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). W przypadku doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej (PUH), najpóźniejszy termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Skąd zmiana z 30 grudnia na 1 października 2024 r.?

Zmiana terminu wynika z ograniczonych zasobów i możliwości wdrożenia systemu przez podmioty publiczne. Obecnie mają one więcej czasu na dostosowanie się do nowych przepisów, które zobowiązują do stosowania e-doręczeń. Warto wykorzystać tę szansę i już teraz zlecić nam wdrożenie oraz szkolenie z obsługi skrzynki do e-doręczeń.

Co oznacza wdrożenie doręczenia elektronicznego dla oświaty?

Wprowadzenie e-doręczeń to krok w kierunku efektywności i nowoczesności w komunikacji. Oznacza to, że dokumenty, decyzje czy informacje będą dostarczane szybciej i z pominięciem wielu procedur. Poniżej przedstawiamy zalety i niektóre wątpliwości, jakie pojawiają się wokół wdrożenia tego systemu w szkołach.

Zalety stosowania e-doręczeń w szkole

Implementacja e-doręczeń w szkołach i innych jednostkach edukacyjnych niesie ze sobą szereg korzyści:

Szybszy przepływ informacji:

  • Eliminacja konieczności fizycznego odbioru dokumentów skraca czas obiegu informacji w placówce.
  • Odbiorcy uzyskują natychmiastowy dostęp do dokumentów, eliminując czas oczekiwania związany z tradycyjnymi metodami doręczania.


Zwiększona dostępność:

  • Dokumenty dostępne są online 24/7, co pozwala do nich wracać w dowolnym czasie.
  • Dokumentów elektronicznych nie da się zgubić – zawsze są w tym samym miejscu.


Wysoki poziom bezpieczeństwa:

  • System gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i poufności danych zgodny z RODO.
  • Zaawansowane zabezpieczenia chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem.


Usprawniona archiwizacja:

  • Elektroniczne dokumenty są łatwiejsze w archiwizacji i wyszukiwaniu.
  • System zapewnia efektywne zarządzanie dokumentacją.


Wyzwania wdrożenia e-doręczeń w szkołach

Chociaż wdrożenie e-doręczeń niesie ze sobą wiele korzyści, może napotkać pewne trudności:


Bariery technologiczne i koszty wdrożenia:

  • Szkoły o ograniczonych budżetach mogą mieć problem z dostosowaniem infrastruktury IT.
  • Konieczność modernizacji systemów informatycznych może generować dodatkowe wydatki.


Kształcenie i adaptacja personelu:

  • Wdrożenie nowego systemu wymaga przeszkolenia pracowników, co może być czasochłonne.
  • Niektórzy pracownicy mogą być oporni na zmiany.


Wykluczenie cyfrowe:

  • Brak dostępu do Internetu lub niewystarczające umiejętności cyfrowe mogą utrudniać korzystanie z e-doręczeń.


Jak wdrożyć e-doręczenia w podmiotach publicznych?

Ministerstwo Cyfryzacji zachęca do skorzystania z materiałów szkoleniowych dostępnych na platformie PL.ID. Oferują one e-learningowe materiały instruktażowe, które krok po kroku przeprowadzą przez proces wdrożenia systemu e-doręczeń w placówce oświatowej.

Porada od Podpisuj Zdalnie

Wdrożenie i nauczenie się obsługi systemu e-doręczeń to proces, który wymaga czasu. Biorąc pod uwagę zbliżający się termin, warto już teraz zadbać o uruchomienie i przeszkolenie personelu placówki, aby 1 października 2024 r. wszystko było gotowe do działania.

Oferta

Podpisuj Zdalnie oferuje kompleksowe rozwiązania dla szkół, przedszkoli i innych placówek oświatowych. Usługi obejmują wdrożenie oraz szkolenie z obsługi adresu do e-doręczeń, a także wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki Podpisuj Zdalnie, placówki oświatowe mogą szybko i bezpiecznie obsługiwać wszelkie formalności elektroniczne zgodnie z wymaganiami prawnymi.


Zapoznaj się z naszą ofertą

+48 536 456 661 | kontakt@podpisujzdalnie.pl




E-doręczenia w placówkach oświatowych - podsumowanie

E-doręczenia to krok w stronę nowoczesności i efektywności w procedowaniu wielu spraw urzędowych. Jest to proces nieunikniony, ale taki, do którego można się przygotować. Dlatego ważne jest, aby już teraz zadbać o wdrożenie tego systemu w swojej placówce.

Kluczowe punkty do zapamiętania:

  • Od 1 października 2024 r. wszystkie placówki oświatowe muszą wprowadzić system e-doręczeń.
  • Obowiązek dotyczy przedszkoli, szkół i innych placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz ministerstwa.
  • Wprowadzenie e-doręczeń przyniesie wiele korzyści, takich jak szybszy przepływ informacji, większa dostępność dokumentów online 24/7, wysoki poziom bezpieczeństwa danych, ochrona środowiska i usprawniona archiwizacja.
  • Wdrażając system, należy zwrócić uwagę na bariery technologiczne i koszty, konieczność szkolenia personelu, wykluczenie cyfrowe, kwestie prawne i ochronę prywatności oraz problemy techniczne i operacyjne.


Jesteś przedsiębiorcą lub dyrektorem placówki podległej pod samorząd terytorialny? Pamiętaj o upływających terminach! Przygotuj się na wdrożenie e-doręczenia w swojej firmie. Już dziś skorzystaj z kompleksowej usługi wdrożenia adresu elektronicznego i szkolenia dla swoich pracowników w Podpisuj Zdalnie.


Zobacz także:

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Would you like to stay informed
of upcoming publications?

Subscribe to our mailing list

Thank you!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane