PL | EN
Strefa Comarch

Czym jest Comarch DMS?

W erze cyfryzacji i dynamicznego rozwoju technologii, skuteczne zarządzanie dokumentami staje się kluczowym elementem efektywnego funkcjonowania każdej firmy. Comarch DMS (Document Management System) to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia automatyzację obiegu dokumentów, zwiększa efektywność pracy oraz zapewnia bezpieczeństwo danych. Dzięki Comarch DMS przedsiębiorstwa mogą optymalizować swoje procesy biznesowe, oszczędzać czas i zasoby oraz poprawiać jakość obsługi klienta.

Czym jest Comarch DMS?

Comarch DMS to zaawansowany system zarządzania dokumentami, który wspiera przedsiębiorstwa w organizacji, przechowywaniu, udostępnianiu oraz archiwizacji dokumentów. System ten umożliwia elektroniczny obieg dokumentów, co znacząco przyspiesza procesy biznesowe oraz minimalizuje ryzyko błędów i zagubienia dokumentów. Comarch DMS integruje się z innymi systemami ERP oraz narzędziami biznesowymi, co zapewnia spójność i efektywność działania całej organizacji.

Kluczowe funkcjonalności Comarch DMS


Elektroniczny obieg dokumentów:

  • Automatyzacja procesów: Comarch DMS umożliwia automatyzację wielu procesów biznesowych związanych z obiegiem dokumentów, takich jak akceptacje, wnioski, zgłoszenia czy umowy. System automatycznie przekierowuje dokumenty do odpowiednich osób lub działów, co przyspiesza realizację zadań.
  • Personalizacja ścieżek akceptacji: Możliwość definiowania indywidualnych ścieżek akceptacji dla różnych typów dokumentów, co pozwala na dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb firmy.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów:

  • Centralna baza danych: Wszystkie dokumenty są przechowywane w centralnej, bezpiecznej bazie danych, co zapewnia łatwy dostęp do nich w każdym momencie.
  • Bezpieczeństwo danych: System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów dzięki zastosowaniu zaawansowanych mechanizmów szyfrowania oraz kontroli dostępu.

Integracja z innymi systemami:

  • ERP i inne systemy biznesowe: Comarch DMS integruje się z systemami ERP (takimi jak Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima) oraz innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie, co pozwala na automatyczne pobieranie i przekazywanie danych pomiędzy systemami.
  • Integracja z pocztą elektroniczną: Możliwość integracji z systemami poczty elektronicznej, co umożliwia automatyczne przekształcanie wiadomości e-mail i załączników w dokumenty zarządzane przez Comarch DMS.

Współpraca i udostępnianie dokumentów:

  • Praca zespołowa: System wspiera pracę zespołową, umożliwiając jednoczesne udostępnianie i edytowanie dokumentów przez wielu użytkowników.
  • Uprawnienia i dostęp: Możliwość definiowania uprawnień dostępu do dokumentów dla poszczególnych użytkowników lub grup użytkowników, co zapewnia kontrolę nad tym, kto może przeglądać, edytować lub usuwać dokumenty.

Raportowanie i analizy:

  • Generowanie raportów: Comarch DMS umożliwia generowanie różnorodnych raportów dotyczących obiegu dokumentów, ich statusu oraz efektywności procesów.
  • Analiza danych: Narzędzia do analizy danych pozwalają na monitorowanie i optymalizację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami.


Korzyści z wdrożenia Comarch DMS


Zwiększenie efektywności operacyjnej:

  • Automatyzacja procesów związanych z obiegiem dokumentów pozwala zaoszczędzić czas oraz zmniejsza ryzyko błędów. Pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co przekłada się na wyższą efektywność operacyjną firmy.

Poprawa organizacji pracy:

  • Centralne przechowywanie dokumentów oraz możliwość ich szybkiego wyszukiwania i udostępniania usprawnia organizację pracy. Pracownicy mają łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów, co przyspiesza realizację zadań i poprawia jakość obsługi klienta.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami:

  • Wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz możliwość archiwizacji dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi zapewnia zgodność z wymaganiami regulacyjnymi oraz minimalizuje ryzyko związane z naruszeniami danych.

Elastyczność i skalowalność:

  • Comarch DMS jest elastycznym rozwiązaniem, które można dostosować do specyficznych potrzeb firmy. System jest skalowalny, co oznacza, że może rosnąć wraz z firmą, dostosowując się do zmieniających się potrzeb i wymagań biznesowych.

Redukcja kosztów:

  • Dzięki automatyzacji procesów i eliminacji papierowej dokumentacji, firmy mogą znacząco obniżyć koszty związane z obsługą dokumentów. Redukcja zużycia papieru, kosztów drukowania i przechowywania dokumentów przekłada się na oszczędności finansowe.


Podsumowanie

Comarch DMS to zaawansowany system zarządzania dokumentami, który wspiera przedsiębiorstwa w optymalizacji procesów związanych z obiegiem dokumentów. Dzięki szerokiej gamie funkcji, takich jak elektroniczny obieg dokumentów, centralne przechowywanie, integracja z innymi systemami oraz zaawansowane narzędzia do raportowania i analizy, Comarch DMS umożliwia firmom zwiększenie efektywności operacyjnej, poprawę organizacji pracy oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych. Wdrożenie Comarch DMS może być kluczowym krokiem w stronę cyfryzacji i modernizacji procesów biznesowych, co przekłada się na lepsze wyniki i konkurencyjność firmy na rynku.


Zobacz także:

Szybka i prosta wymiana dokumentów. Comarch EDI

Comarch ERP Optima finanse i księgowość

Comarch e-Invoicing. Automatyzacja procesu fakturowania

Czym jest Comarch e-Sprawozdzania?

Comarch OCR. Automatyzacja księgowości

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Would you like to stay informed
of upcoming publications?

Subscribe to our mailing list

Thank you!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane