PL | EN
Elektroniczny obieg dokumentów

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe? Podstawowe informacje i porady

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to wiele obowiązków i procedur, a jednym z nich jest przechowywanie dokumentacji firmowej. Każda firma powinna utrzymywać odpowiednie archiwum, w którym znajdą się wszystkie niezbędne księgi i dokumenty. Ale ile czasu należy zachować te dokumenty i w jaki sposób najlepiej to zrobić?

Rodzaje dokumentów wymagające przechowywania w firmie

Przechowywanie dokumentów firmowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jednakże nie wszystkie dokumenty muszą być archiwizowane. Najważniejsze dokumenty, które powinny znaleźć się w archiwum firmy to:

  • Dokumenty księgowe: Księgi rachunkowe, dowody księgowe, faktury, noty korygujące, rejestry VAT, itp.
  • Dokumenty ZUS: Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
  • Dokumentacja pracowników: Takie jak listy płac, karty wynagrodzeń i inne dokumenty dotyczące zatrudnienia, jak również akta osobowe.

Okres przechowywania poszczególnych dokumentów

Czas przechowywania różnych dokumentów jest regulowany przez specyficzne przepisy prawne. Na przykład:

  • Listy płac i karty wynagrodzeń: Przechowywanie tych dokumentów jest obowiązkowe przez okres 50 lat po zakończeniu pracy ubezpieczonego u danego płatnika, zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
  • Akta osobowe pracowników: Podlegają przechowywaniu przez również 50 lat od zakończenia zatrudnienia, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
  • Dokumenty rachunkowe i podatkowe: Według ordynacji podatkowej, dokumenty takie jak faktury czy księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez 5 lat od końca roku, w którym miał miejsce termin płatności podatku.
  • Dokumenty ZUS: Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych i innych dokumentów ZUS należy przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania, przy czym deklaracje przed 31 grudnia 2011 roku powinny być przechowywane przez 10 lat.

Forma przechowywania dokumentów - papierowa czy elektroniczna?

W Polsce dokumenty papierowe są najczęściej przechowywane przez firmy, ale prawo nie wymaga posiadania ich w tej formie. Zarówno zeskanowany dokument, jak i dokument w tradycyjnej formie mają taką samą ważność prawna. Współcześnie systemy elektronicznego obiegu dokumentów ułatwiają zarządzanie dokumentacją, pomagając w ograniczeniu kosztów i czasu.

Jak długo przechowywać dokumenty? - Podsumowanie

Dokładny okres przechowywania dokumentów firmowych jest zależny od ich rodzaju. Zachowanie dokumentacji przez określony czas jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów może znacząco ułatwić i usprawnić zarządzanie dokumentacją firmy. Jeśli chcesz zoptymalizować obieg dokumentów w swojej firmie, warto rozważyć wykorzystanie nowoczesnych narzędzi.

autor: Damian Nowak
CMS

Newsletter

Would you like to stay informed
of upcoming publications?

Subscribe to our mailing list

Thank you!

Twoje zgłoszenie zostało pomyślnie zapisane